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「身元保証書」従業員の不正・横領などトラブル時に役立つ正しい作り方 ※雛形有り

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    経営者はもちろん、採用担当者・労務担当者のみなさん、「身元保証書」の整備は万全でしょうか?

    身元保証書は、「金銭の横領」や、「従業員による顧客の引き抜き」等のトラブルが起きて、会社から従業員に損害賠償を請求しなければならないときに、確実に賠償額を回収するための重要な書類です。

    咲くやこの花法律事務所が担当したケースでも、身元保証人がいたからこそ、賠償額を回収できたというケースは多数ありました。

    ただ、身元保証書の作り方には注意点がいくつかあり、これをおさえて作成していないために、いざトラブルになったときに、「身元保証書が役に立たないケース」も少なくありません。

    今回は、「従業員とのトラブル時の債権回収に本当に役立つ身元保証書を作るための4つのポイント」をご説明したいと思います。

    横領や引き抜きのトラブルが発生してから、身元保証書の不備を見つけても対応できず、後悔することになります。

    ぜひこの機会にチェックしておきましょう。

     

    ▼従業員の不正・横領トラブルなどについて今スグ相談したい方は、以下よりお気軽にお問い合わせ下さい。

    「咲くやこの花法律事務所」のお問い合わせページへ。

     

    今回の記事で書かれている要点(目次)

    ●身元保証書の重要性について
    ●従業員とのトラブル時の債権回収に本当に役立つ身元保証書を作るためのポイント
    ●ポイント1:身元保証書の期間についてのポイント
    ●ポイント2:身元保証人の人選についてのポイント
    ●ポイント3:身元保証書の署名、捺印のポイント
    ●ポイント4:身元保証書の更新、再取得のポイント
    ●【補足1】身元保証書取得後の注意点
    ●【補足2】民法改正に伴う注意点
    ●「咲くやこの花法律事務所」へのお問い合わせについて
    ●従業員とのトラブルに関するお役立ち情報配信中!無料メルマガ登録
    ●従業員とのトラブルに関連する他のお役立ち記事一覧

     

    1,最初に確認!
    身元保証書の重要性について

    身元保証書の重要性について

    「従業員とのトラブル時に本当に役立つ身元保証書の作り方」についてご説明する前に、その前提として、「身元保証書の重要性」についてご説明しておきたいと思います。

    身元保証書が重要なのは、「従業員による横領などの場面で、その従業員に請求しても損害額をすべて回収ができないことがあり、身元保証人がいなければ回収が困難になるため」です。

    この点を従業員の職種ごとに具体的に見ていくと、次のようなケースがあります。

    身元保証書が役立つケースについて

    ケース1:
    発注担当者、仕入れ担当者のトラブル事例で身元保証書が役立つケース

    ケース2:
    経理担当者のトラブル事例で身元保証書が役立つケース

    ケース3:
    営業担当者のトラブル事例で身元保証書が役立つケース

     

    以下で順番に見ていきましょう。

    ケース1:
    発注担当者、仕入れ担当者のトラブル事例で身元保証書が役立つケース

    発注担当者、仕入れ担当者のトラブル事例で身元保証書が役立つケースとして、例えば以下のようなものがあります。

    事例1:
    発注先、仕入れ先から個人的にリベートをもらって、自社に割高な代金で納品させ、自社に損害を与えるケース

    事例2:
    架空の発注があったかのように装って自社に支払いをさせ、その金銭を横領するケース

     

    こういったケースでは、会社は発注担当・仕入れ担当の従業員に損害賠償を請求することになります。

    しかし、本人に財産がなければ、本人から実際に損害の賠償を受けることは困難です。このような場合に、身元保証書があれば、身元保証人に対して請求することにより、損害を回収することができます。

    ケース2:
    経理担当者のトラブル事例で身元保証書が役立つケース

    経理担当者のトラブル事例で身元保証書が役立つケースとしては、例えば以下のようなものがあります。

    事例1:
    小口現金を横領するケース

    事例2:
    手形を会社に無断で割り引いて手形金を横領するケース

     

    このようなケースでも、本人に財産がなければ、本人から実際に損害の賠償を受けることは困難ですが、身元保証書があれば、身元保証人に対して請求することにより、損害を回収することができます。

    ケース3:
    営業担当者のトラブル事例で身元保証書が役立つケース

    営業担当者のトラブル事例で身元保証書が役立つケースとしては、例えば以下のようなものがあります。

    事例1:
    顧客から現金で回収した商品代金やサービス代金を横領するケース

    事例2:
    他社に転職した際に顧客を引き抜いて会社に損害を与えるケース

     

    このようなケースでも、本人に財産がなければ、本人から実際に損害の賠償を受けることは困難ですが、身元保証書があれば、身元保証人に対して請求することにより、損害を回収することができます。

     

    以上、職種ごとに身元保証書が役立つケースの具体例をご説明しました。

    横領するような人物は一般論として散財の傾向が強く、横領した金銭を貯金しておくような人物はまずいません。

    そのため、横領した従業員だけに損害賠償を請求しても実際には賠償を受けることができないことがあり、そのような場合でも賠償を受けることができるようにしておくためには、身元保証書が必要になるのです。

    まずは、この点をおさえておきましょう。

     

    2,従業員とのトラブル時の債権回収に本当に役立つ身元保証書を作るための4つのポイント

    本当に役立つ身元保証書を作るための4つのポイント

    では、身元保証書の重要性を踏まえたうえで、「従業員とのトラブル時の債権回収に本当に役立つ身元保証書を作るための4つのポイント」について、ご説明していきたいと思います。

    4つのポイントは以下の通りです。

    従業員とのトラブル時の債権回収に本当に役立つ身元保証書を作るための4つのポイント

    ポイント1:
    身元保証書の期間についてのポイント

    ポイント2:
    身元保証人の人選についてのポイント

    ポイント3:
    身元保証書の署名、捺印のポイント

    ポイント4:
    身元保証書の更新、再取得のポイント

     

    これらのポイントを踏まえておかなければ、いざ従業員の不正や横領が発覚してそれによる損害を身元保証人に請求する際に、請求ができなかったり、あるいは請求できる額が減額されてしまいます。

    以下で4つのポイントを順番に見ていきましょう。

     

    3,ポイント1:
    身元保証書の期間についてのポイント

    従業員とのトラブル時の債権回収に本当に役立つ身元保証書を作るための4つのポイントの1つ目は「身元保証書の期間について」です。

    結論としては、身元保証書の期間は「5年」と明記するのがよいです。

    これは、身元保証の期間については、「身元保証に関する法律」という法律で以下の2つのルールが設けられているためです。

    身元保証の期間に関する2つのルール

    ルール1:
    身元保証書に期間の記載がない場合は、原則として作成日から3年間有効。

    ルール2:
    身元保証書に期間の記載がある場合であっても、作成日から5年を超える期間を設けることはできない。

     

    法律がこのようなルールを設けたのは、身元保証人が本来は自分の責任ではない損害について責任を負担する立場にあることから、身元保証の期間を制限して、身元保証人が過大な負担をしなければならない事態を防止しようとしたものです。

    このルールのため、期間の記載をしなければ原則として「3年」となってしまいますので、法律上認められる最長の期間である「5年」と身元保証書に明記しておくことをおすすめします。

    まずは、この期間についてのポイントをおさえておきましょう。

     

    4,ポイント2:
    身元保証人の人選についてのポイント

    従業員とのトラブル時の債権回収に本当に役立つ身元保証書を作るための4つのポイントの2つ目は「身元保証人の人選について」です。

    身元保証人になるのは、従業員の家族や親族であることが多いですが、第三者でも特に問題はありません。
    ただし、身元保証人の人選については、以下の点をおさえておきましょう。

    身元保証人の人選の2つのポイント

    ポイント1:
    資産のある人を選ぶ

    ポイント2:
    高齢の人は避ける

     

    以下で順番に見ていきましょう。

    ポイント1:
    資産のある人を選ぶ

    身元保証書を取得する意味は、問題を起こした本人に資産がなく損害賠償を支払えない場合に備えるという点にあります。

    そのため、身元保証人には資産のある人を選ぶ必要があります。持ち家に居住している人、定職に就いている人を身元保証人にするように心がけましょう。

    ポイント2:
    高齢の人は避ける

    身元保証書の期間中に身元保証人が亡くなった場合、その後に横領などのトラブルが発生しても、身元保証人の相続人に損害賠償の請求をすることはできません。

    そのため、身元保証の期間中に亡くなるということがないような方に身元保証人になってもらうことが望ましいです。

     

    身元保証人の人選については以上の2つのポイントをおさえておきましょう。

     

    5,ポイント3:
    身元保証書の署名、捺印のポイント

    従業員とのトラブル時の債権回収に本当に役立つ身元保証書を作るための4つのポイントの3つ目は「身元保証書の署名、捺印について」です。

    結論から言うと、以下の4点がポイントになります。

    身元保証書の署名、捺印の4つのポイント

    ポイント1:
    署名欄は身元保証人に自署してもらう

    ポイント2:
    印鑑は身元保証人の実印を捺印してもらう

    ポイント3:
    身元保証人の印鑑証明書を添付してもらう

    ポイント4:
    職業欄を設けて勤務先を記載してもらう

     

    このうち、「ポイント1」、「ポイント2」、「ポイント3」の自署と実印の捺印、印鑑証明書については、「真実、身元保証人が署名、捺印したこと」を記録として残すために必要なポイントです。

    実は、身元保証人に損害賠償を請求する場面になると、身元保証人から「自分は署名、捺印していない。」という主張がよく出てきます。これを防ぐためにも、実印の捺印と印鑑証明書の添付は必須です。

    一方、「ポイント4」の「職業欄を設けて勤務先を記載してもらう」は、身元保証人が支払いをしないときに、その給与の差押えを検討しなければならないケースに備えるものです。

    給与を差し押さえるためには、勤務先がわからなければ差し押さえることができませんので、職業欄を設けて勤務先を記載してもらっておきましょう。

    身元保証書の署名、捺印の4つのポイントをおさえておいてください。

     

    6,ポイント4:
    身元保証書の更新、再取得のポイント

    従業員とのトラブル時の債権回収に本当に役立つ身元保証書を作るための4つのポイントの4つ目は、「身元保証書の更新、再取得のポイント」です。

    身元保証書の更新、再取得について、以下の4つのポイントをおさえておきましょう。

    身元保証書の更新、再取得に関する4つのポイント

    ポイント1:
    身元保証書は自動更新ができない。

    ポイント2:
    身元保証書の期間が終了するときは、身元保証書を新しい期間で再取得する必要がある。

    ポイント3:
    定年後の再雇用や、有期雇用契約の更新、取締役への就任などの際には、身元保証書を再取得する必要がある。

    ポイント4:
    身元保証書の提出義務について、就業規則あるいは雇用契約書で明記しておくことが望ましい。

     

    以下で順番に内容を見ていきましょう。

    ポイント1:
    身元保証書は自動更新ができない。

    身元保証書に自動更新の条項を入れても、それは無効と判断されてしまいます。まず、この点を大原則としておさえておきましょう。

    ポイント2:
    身元保証書の期間が終了するときは、身元保証書を新しい期間で再取得する必要がある。

    身元保証書は自動更新はできないため、身元保証書の期間が終わるときは、再度次の5年間について身元保証書の作成が必要です。

    ポイント3:
    定年後の再雇用や、有期雇用契約の更新、取締役への就任などの際には、身元保証書を再取得する必要がある。

    定年後の再雇用や、有期雇用契約の更新、従業員の取締役への就任などのケースでは、身元保証書の期間中であっても、いったん身元保証書の効力は終了したとして、裁判所が効力を認めない可能性があります。

    裁判例の中にも、定年になる4か月前に期間5年の身元保証書を作成し、定年後にこの従業員を嘱託として再雇用していた事例で、「5年の期間中であっても、定年後の期間については身元保証書の効力はない」と判断したものがあります。
    (横浜地方裁判所平成11年5月31日)

    そのため、定年後の再雇用、有期雇用契約の更新、従業員の取締役への就任などの際には、身元保証書を再取得しておくことが必要です。

    ポイント4:
    身元保証書の提出義務について、就業規則あるいは雇用契約書で明記しておくことが望ましい。

    「ポイント2」で説明した通り、少なくとも5年ごとに身元保証書の再取得が必要となりますので、身元保証書を確実に提出させることができるように就業規則や雇用契約書に身元保証書の提出義務を明記しておくことをおすすめします。

    例えば、以下のような項目を就業規則あるいは雇用契約書に入れておきましょう。

    身元保証書の提出義務を定める就業規則あるいは雇用契約書の条文例

    第〇条(身元保証)

    1.従業員として採用された者は、身元保証書を入社日から1週間以内に提出しなければならない。提出がない場合は会社は採用を取り消すことがある。ただし、会社の判断により身元保証書の提出を免除することがある。

    2.身元保証人は、会社が適当と認めた者とする。

    会社は従業員が身元保証書を提出した場合であっても、当該保証人が不適当であると認めるときは、保証人を変更して再度身元保証書を提出するように従業員に求めることができる。

    3.身元保証の期間が満了したときは、会社は従業員に対し、再度、身元保証書の提出を求めることができる。

     

     

    身元保証書の更新、再取得については、以上の4つのポイントをおさせておいてください。

     

    7,【補足1】身元保証書取得後の注意点

    最後に補足として、「身元保証書取得後の注意点」について触れておきたいと思います。

    身元保証に関する法律で、一定の場合に、会社から身元保証人に対する通知が義務付けられています。

    この通知を怠ると、身元保証人に対する請求をしなければならない事態が発生したときに、請求が認められなかったり、請求額が減額される理由になりますので、注意が必要です。

    通知が義務付けられる場面は以下の3つです。

    身元保証書取得後に身元保証人に通知が必要な3つの場面

    場面1:
    従業員に業務上の問題があり、身元保証人の責任を問う事態になるおそれが生じた時

    場面2:
    従業員の仕事内容や勤務地を変更したことに伴って、身元保証人の責任が重くなる時

    場面3:
    従業員の仕事内容や勤務地を変更したことにより、会社の従業員に対する監督が困難になる時

     

    具体的にどのようなケースがこれにあたるか、多店舗経営する小売業の事業者の例で考えてみましょう。

    場面1:
    従業員に業務上の問題があり、身元保証人の責任を問う事態になるおそれが生じた時

    従業員による現金の横領などの問題が発覚したときがこれにあたります。

    場面2:
    従業員の仕事内容や勤務地を変更したことに伴って、身元保証人の責任が重くなる時

    従業員を店長に昇進させ、店舗に配属するようなケースでは、昇進に伴い、それまでより多額の金銭を扱うことになりますので、身元保証人が負担するリスクも大きくなります。

    このようなケースでは、「従業員の仕事内容や勤務地を変更したことに伴って、身元保証人の責任が重くなる時」にあたりますので、身元保証人に対する通知が必要になります。

    場面3:
    従業員の仕事内容や勤務地を変更したことにより、会社の従業員に対する監督が困難になる時

    これまで社長のいる本店に配属されていた従業員を他店舗に配属替えするようなケースでは、勤務地の変更により、その従業員に対する監督が困難になることがあります。

    このようなケースでは、「従業員の仕事内容や勤務地を変更したことにより、会社の従業員に対する監督が困難になる時」にあたりますので、身元保証人に対する通知が必要になります。

     

    このように、身元保証書の取得後に身元保証人に対する通知が義務付けられている場面がありますので、通知を忘れないように注意が必要です。

     

    8,【補足2】民法改正に伴う注意点

    2017年5月26日、国会で民法の改正が可決されました。2017年9月現在、まだ施行はされていませんが、2020年までには施行される見通しです。

    改正された民法が効力を持つのは施行されてからですので今すぐの対応は必要ありませんが、施行後に身元保証書を取得する場合は注意が必要になります。

    具体的には、次の2つの点が民法改正による注意点となります。

    注意点1:
    現在の身元保証書では必要ない極度額の記載をする必要がある。

    注意点2:
    身元保証書の取得にあたって、従業員から身元保証人に情報提供がされる必要がある。

     

    以下で順番に内容をご説明します。

    注意点1:
    現在の身元保証書では必要ない極度額の記載をする必要がある。

    極度額とは、「身元保証人が責任を負う金額の上限額」です。

    民法改正によって、身元保証書に極度額を定めることが義務付けられました。

    そのため、民法改正後に身元保証書の提出を求めるときは、必ず極度額を記載する必要があります。

    従業員とのトラブルが発生したときは、どれだけ大きな損害でも身元保証人には極度額までしか請求することはできないことになります。

    注意点2:
    身元保証書の取得にあたって、従業員から身元保証人に情報提供がされる必要がある。

    改正後の民法では、身元保証人がその従業員について身元保証するかどうかを判断するために、従業員から身元保証人に対し、一定の情報提供がされなければならないとされています。

    ここで提供されなければならない情報は、その従業員の「(1)財産や収支の状況」、「(2)他の借金などの債務の有無と金額及び返済状況」です。

    民法改正が施行された後にこれら2つの注意点を守らなかった場合、その身元保証書は無効となったり取り消されたりしてしまいますので、民法改正後は注意が必要です。

    民法改正と保証については、以下の記事で詳しくご説明しています。

    記事では連帯保証についてとりあげていますが、身元保証についても記事の内容があてはまりますのであわせて参照してください。

     

     

    9,まとめ

    今回は、まず、「身元保証書の重要性について」ご説明したうえで、「従業員とのトラブル時の債権回収に本当に役立つ身元保証書を作るための4つのポイント」として、以下の点をご説明しました。

    ポイント1:
    身元保証書の期間についてのポイント

    ポイント2:
    身元保証人の人選についてのポイント

    ポイント3:
    身元保証書の署名、捺印のポイント

    ポイント4:
    身元保証書の更新、再取得のポイント

     

    また、補足として、身元保証書取得後に一定の場合に身元保証人への通知が義務付けられている点や民法改正による変更点についてもご説明しました。

    身元保証書の作成例は以下のようなものです。こちらもあわせてご利用ください。

     

    参考:「身元保証書の雛形のダウロード」はこちらから

    身元保証書の雛形ダウンロード(Word)

     

     

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    12,従業員の不正・横領などに関連する他のお役立ち記事一覧

    今回は、従業員の不正・横領などトラブル時に役立つ「身元保証書」の正しい作り方についてご説明いたしました。

    従業員による不正や横領などのトラブルについては、その他にも知っておくべきお役立つ情報があります。ここでは、それらの情報についてご紹介しておきますので、合わせてご確認しておきましょう。

    【未然に防ぐ対策方法】経理従業員の横領・不正防止のためにやっておくべきポイント

    従業員に着服、横領された金銭の返還請求の重要ポイント※合意書の雛形有り

    従業員の業務上横領が発覚した時の懲戒解雇に関する注意点【支払誓約書の雛形あり】

     

    また実際に従業員とトラブルが発生した際は、スピード相談が早期解決の重要なポイントです。従業員による不正や横領など「労働問題に強い弁護士」に相談するのはもちろん、普段から自社の労働環境の整備を行っておくために「労務に強い顧問弁護士」にすぐに相談できる体制にもしておきましょう。

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    記事作成弁護士:西川 暢春
    記事更新日:2017年9月1日

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