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プライバシーポリシーとは?わかりやすく解説!

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  • プライバシーポリシーとは?わかりやすく解説!

    こんにちは。咲くやこの花法律事務所の弁護士西川暢春です。

    プライバシーポリシーを作らなければならなくなって困っていませんか?

    そもそもプライバシーポリシーとは何でしょうか?作成は義務なのでしょうか?

    プライバシーポリシーには個人情報の利用目的を記載しますが、十分に検討せずに記載した結果、あとでプライバシーポリシーに記載した利用目的以外の目的で個人情報を利用する必要が出てきて、困ることがよくあります。

    場合によっては、これまで取得した顧客情報を、自社で思うように利用できなくなり、事業に重大な支障を生じることもあります。

    このようなことがないように、プライバシーポリシーは十分検討したうえで自社の実情にあったものを作成することが必要です。

    今回は、プライバシーポリシーについて、弁護士がわかりやすく解説します。

    それでは見ていきましょう。

     

    「弁護士西川暢春からのワンポイント解説」
    最近では個人情報についての権利の意識が高まり、プライバシーポリシーの内容に非常に敏感な消費者が増えています。その結果、企業側がプライバシーポリシーを守れていないケースを消費者から指摘されて、ネット上で炎上したり、クレームを受けるケースが増えています。プライバシーポリシーを作る際に、安易にひな形を利用して作成すると、このようなトラブルが発生してしまいます。プライバシーポリシーの作成は必ず弁護士に依頼いただくか、弁護士のチェックを受けてください。

     

    ▼【関連情報】プライバシーポリシーに関連する情報として、以下も参考にご確認ください。

    プライバシーポリシーの正しい作り方。安易なひな形利用は危険です。

    個人情報保護法の改正に伴うプライバシーポリシーのチェックポイント

     

    ▼プライバシーポリシーに関して今スグ相談したい方は、以下よりお気軽にお問い合わせ下さい。

    「咲くやこの花法律事務所」のお問い合わせページへ。

    【お問い合わせについて】

    ※個人の方からの問い合わせは受付しておりませんので、ご了承下さい。

     

     

    1,プライバシーポリシーとは?

    プライバシーポリシーとは?

    プライバシーポリシーとは、企業が自社における個人情報の利用目的や管理方法を文章にまとめて公表したものをいいます。

    「個人情報保護方針」あるいは「プライバシーステートメント」とも呼ばれます。

     

    2,プライバシーポリシーの作成は義務なのか?

    結論から言うと、プライバシーポリシーの作成は企業の義務です。

    プライバシーポリシーを作成しないで、個人情報に関する法律上の義務を果たすことはできないからです。

    その理由としては以下の2つがあります。

     

    (1)企業は個人情報の利用目的を本人に伝える義務がある

    まず、企業が個人情報を取得するときは、個人情報の利用目的を公表するか、または、本人に伝えることが義務付けられています(個人情報保護法第18条)。

    そして、個人情報の利用目的を、公表したり、あるいは、個人情報を取得した全員に伝えるためには、あらかじめ利用目的を文章にまとめておくことが必要になります。

    そのため、個人情報の利用目的を文章化したものとして、プライバシーポリシーが必要になるのです。

     

    (2)企業は個人データの開示や訂正の手続きを公表する義務がある

    次に、企業が個人データを保有しているときは、本人から請求があったときに保有している個人データの内容を本人に開示したり、個人データに間違いが見つかったときに訂正に応じたりするための手続きを定めて、公表することが義務付けられています(個人情報保護法第27条)。

    ここでいう「個人データ」とは、個人情報のうち、検索可能な方法で管理しているもの(例えばエクセルで一覧にしていたり、50音順の名簿で管理しているもの)をいいます。

    企業であれば、従業員の氏名や顧客の氏名をデータや名簿で管理していることが通常ですから、個人データを保有していない会社というのはほとんどありません。

    そして、個人データの開示や訂正の手続きを定めて公表するためには、その手続きを文章化してプライバシーポリシーとしてまとめておくことが必要になるのです。

     

    ▼プライバシーポリシーに関して今スグ相談したい方は、以下よりお気軽にお問い合わせ下さい。

    「咲くやこの花法律事務所」のお問い合わせページへ。

    【お問い合わせについて】

    ※個人の方からの問い合わせは受付しておりませんので、ご了承下さい。

     

    3,プライバシーポリシーを作るためには社内の個人情報の洗い出しが必要

    実際にプライバシーポリシーを作るためには、まず、自社がどのような個人情報を保有しているかを洗い出すことが必要です。

    これは、プライバシーポリシーには、自社における個人情報の利用目的を記載することが必須になりますが、そもそもどのような種類の個人情報を保有しているかを把握しておかないと、その利用目的を記載することができないからです。

    個人情報といっても、以下のようなさまざまなものがあります。

     

    ●顧客や取引先担当者の情報
    ●商談中あるいは営業中の見込み顧客の情報
    ●従業員の情報
    ●採用に応募してきた求職者の情報

     

    これらの個人情報の種類によって、当然、その利用目的も違ってきます。

    個人情報保護法上、企業は、個人情報の利用目的を「できる限り特定しなければならない」とされています(個人情報保護法第15条1項)。

    そのため、プライバシーポリシーに記載する個人情報の利用目的もできる限り具体的に記載する必要があり、個人情報の種類ごとに利用目的を整理して記載する必要があるのです。

     

    4,プライバシーポリシーの記載事項

    プライバシーポリシーに書くべき一般的な記載事項は以下の通りです。

     

    (1)個人情報取り扱いに関する基本方針
    (2)個人情報の定義
    (3)個人情報の取得方法
    (4)個人情報の利用目的
    (5)個人情報の管理方法
    (6)個人データの共同利用について
    (7)個人データの第三者提供について
    (8)個人データの開示、訂正等の手続きについて
    (9)個人情報の取扱いに関する相談や苦情の連絡先
    (10)SSLセキュリティについて
    (11)Cookieについて

     

    このうち、(6)はグループ会社などと個人情報を共同利用する場合に必要な項目です。個人情報の共同利用の予定がない場合は記載の必要はありません。

    また、(10)、(11)は、ウェブサイト経由で個人情報を取得することがあるECサイト運営者などが記載すべき項目であり、ウェブサイト経由で個人情報を取得しない場合は必要ありません。

    具体的なプライバシーポリシーの作成方法は以下の記事で詳しく解説していますのでご参照ください。

     

    ▶関連情報:「プライバシーポリシーの作り方」について

    プライバシーポリシーの正しい作り方。安易なひな形利用は危険です。

     

    ▼プライバシーポリシーに関して今スグ相談したい方は、以下よりお気軽にお問い合わせ下さい。

    「咲くやこの花法律事務所」のお問い合わせページへ。

    【お問い合わせについて】

    ※個人の方からの問い合わせは受付しておりませんので、ご了承下さい。

     

    5,プライバシーポリシーの変更について

    すでにプライバシーポリシーを作っている場合にも、定期的に見直しが必要です。

    見直しが必要になる理由は主に2つです。

     

    理由1:

    まず、1つは事業内容の変化にともない、個人情報の種類や利用目的が変わっていくことです。

    プライバシーポリシーで個人情報の利用目的を変更することは可能ですが、以前のプライバシーポリシーのもとで取得した個人情報については、本人に新しいプライバシーポリシーに同意してもらわない限り、前のプライバシーポリシーが適用されることになりますので注意が必要です。

     

    理由2:

    定期的な見直しが必要になるもう1つの理由は、個人情報保護法が改正されることにより、プライバシーポリシーの変更が必要になる場合があるためです。

    常に最新の法令をチェックし、それにあったプライバシーポリシーを用意することが必要です。

    なお、平成27年9月の個人情報保護法改正に伴い必要となるプライバシーポリシーの変更については以下の記事で詳しく解説していますので、ご参照ください。

     

    ▶関連情報:「平成27年9月の個人情報保護法改正」について

    【個人情報保護法が改正】法律改正に伴うプライバシーポリシーのチェックポイントを弁護士が解説!

     

    6,まとめ

    今回は、プライバシーポリシーとは何かをご説明したうえで、プライバシーポリシーの作成が企業の義務であること、プライバシーポリシーを作るためには社内の個人情報の洗い出しが必要になることをご説明しました。

    そのうえで、プライバシーポリシーの一般的な記載事項と、プライバシーポリシーの変更についても解説しました。

    プライバシーポリシーの作成は自社内の個人情報の取扱い方法を見直す機会としても重要です。この記事がお役に立てば幸いです。

     

    7,咲くやこの花法律事務所なら「プライバシーポリシーの整備についてこんなサポートができます。」

    咲くやこの花法律事務の弁護士によるサポート内容

    咲くやこの花法律事務所では、プライバシーポリシーの作成や整備に関するご相談を企業の経営者、担当者の方から承っています。

    企業ごとに個人情報の利用目的や利用方法が違いますので、プライバシーポリシーは、自社の実情に応じてオリジナルのものを作成することが必要です。

    プライバシーポリシーを安易に作成して公表してしまうと、あとで自社が思うような個人情報の利用ができなくなり、事業に重大な支障が生じることがありますので十分注意してください。

    咲くやこの花法律事務所では、プライバシーポリシーの作成に精通した弁護士が、企業内で保有している個人情報の種類の洗い出し、個人情報の利用目的の設定を行うことで、会社の実情にマッチしたプライバシーポリシーを作成することが可能です。

    プライバシーポリシーの作成でお困りの場合はぜひご相談ください。

     

    咲くやこの花法律事務所の個人情報に強い弁護士による弁護士費用例

    ●初回相談料:30分5000円+税(顧問契約の場合は無料)
    ●プライバシーポリシーの作成費用 5万円程度~

     

    8,プライバシーポリシーについて「咲くやこの花法律事務所」の弁護士へ問い合わせる方法

    プライバシーポリシーに関する相談は、下記から気軽にお問い合わせください。咲くやこの花法律事務所のIT関連に強い弁護士によるサポート内容については「IT(インターネット)に強い弁護士のサポート内容」のページをご覧下さい。

    また、今すぐの問い合わせは以下の「電話番号(受付時間 9:00〜23:00)」にお電話いただくか、メールフォームによるお問い合わせも受付していますので、お気軽にお問い合わせ下さい。

    「咲くやこの花法律事務所」のお問い合わせページへ。

     

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    記事作成日:2019年3月6日
    記事作成弁護士:咲くやこの花法律事務所 西川 暢春

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    • 代表弁護士  西川 暢春
    • 咲くやこの花法律事務所  代表弁護士  西川 暢春

      咲くやこの花法律事務所の代表弁護士。出身地:奈良県。出身大学:東京大学法学部。主な取扱い分野は、「問題社員対応、労務・労働事件(企業側)、病院・クリニック関連、顧問弁護士業務、その他企業法務全般」です。
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