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【緊急事態の対応】退職者による機密情報、顧客情報の持ち出しのケースで会社が取るべき正しい対応とは?

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  • 機密情報・顧客情報の持ち出しに対する正しい対応方法

    退職者による機密情報の持ち出し、顧客情報の持ち出しは、会社の重大な危機を招くことのある緊急事態です。

    顧客情報の持ち出しは、顧客の引き抜き、顧客からの信頼喪失、売り上げの急減に直結します。また、技術情報のような機密情報の持ち出しは、模倣品・安価品の開発、売り上げの急減に直結します。

    実際に、私が所属する咲くやこの花法律事務所の法律相談でも、「顧客の連絡先や取引単価を記載した顧客情報を退職者に持ち出しされた」、「製品の設計に関する機密情報を退職者に持ち出された」という相談事例が数多く存在します。

    これらの「顧客情報の持ち出し」や「機密情報の持ち出し」に対する対応が遅れると会社が倒産することもあり得ますので、直ちに正しい対応をすることが必要です。

    今回は、機密情報、顧客情報が持ち出された緊急時に会社がとるべき対応についてご説明します。

     

    今回の記事で書かれている要点(目次)

    ●重要!退職者による機密情報、顧客情報の持ち出しのケースで取るべき正しい対応
    ●機密情報、顧客情報の持ち出しについて内容証明郵便で警告する際の4つのポイント!
    ●ポイント1:民事上の損害賠償請求の予定を明記する。
    ●ポイント2:刑事告訴の予定を明記する。
    ●ポイント3:身元保証人への内容証明郵便の送付を検討する。
    ●ポイント4:転職先への内容証明郵便の送付を検討する。
    ●退職者による情報持ち出しのリスクを減らすための対策のポイント!

     

    重要!
    退職者による機密情報、顧客情報の持ち出しのケースで取るべき正しい対応

    退職者による情報持ち出しの際に会社としてまずとるべき正しい対応は、「情報を持ち出した退職者に内容証明郵便で警告を送ること」です。

    これは重要なことですので、ぜひおさえておいてください。

    機密情報や顧客情報の持ち出しは重大な犯罪であり、持ち出した者に対する「刑事告訴」や「損害賠償請求」など様々な手段を検討することが可能です。しかし、自社の被害を最小限にするためには、まずは、刑事告訴や損害賠償請求よりも、「不正に持ち出された情報が使用されることを停めること」が先決です。

    そのためには、機密情報や顧客情報を持ち出した本人に内容証明郵便で警告を送ることが最も迅速でかつ効果的です。

    ただし、自社名義で内容証明郵便を送っても警告としての効果が薄いことが多いので、できる限り早く弁護士に依頼して内容証明郵便で警告を加えることをおすすめします。

    実際に、内容証明郵便で送って警告する際におさえておくべきポイントについては、これからご説明していきたいと思います。

     

    機密情報、顧客情報の持ち出しについて内容証明郵便で警告する際の4つのポイント!

    機密情報、顧客情報の持ち出しについて内容証明郵便で警告する際は、以下の4つのポイントをおさえておきましょう。

    機密情報、顧客情報の持ち出しについて内容証明郵便で警告する際の4つのポイント!

    ポイント1:
    内容証明郵便に民事上の損害賠償請求の予定を明記する。

    ポイント2:
    内容証明郵便に刑事告訴の予定を明記する。

    ポイント3:
    身元保証人への内容証明郵便の送付を検討する。

    ポイント4:
    転職先への内容証明郵便の送付を検討する。

    退職者が持ち出した機密情報、顧客情報の不正使用を停止させようとする場合、停止しなければ重大な制裁が加えられることを明記することにより、相手に心理的圧迫を加えることが必要です。

    そこで、機密情報、顧客情報の持ち出しや不正使用については、民事上の損害賠償請求や刑事告訴等の対象となることを具体的に記載して警告することがポイントになります。

    また、身元保証人や退職者の転職先への内容証明郵便を送付することも、持ち出された機密情報、顧客情報の不正利用を停めるために効果的です。

    以下で、4つのポイントについて1つずつ見ていきましょう。

     

    ポイント1:
    民事上の損害賠償請求の予定を明記する。

    内容証明郵便による警告の際の4つのポイントの1つ目は、「民事上の損害賠償請求の予定を明記する」という点です。

    判例上も、機密情報、顧客情報の持ち出しや不正使用について、多額の損害賠償命令が出たケースがあります。

    退職者宛ての内容証明郵便では、具体的な裁判例も示して制裁を警告することが効果的です。
    例えば、以下のような裁判例があります。

    機密情報、顧客情報の持ち出しや不正使用について、多額の損害賠償命令が出た裁判例

    裁判例1:

    顧客情報持ち出しについて損害賠償を命じた事例
    (大阪地方裁判所平成25年4月11日判決)

    事案の概要:

    中古車販売会社の従業員が退職直前に顧客情報を持ち出して同業他社に転職し、持ち出した顧客情報を利用して、自動車の販売を行ったケースです。

    裁判の結論:

    約1億3000万円の損害賠償命令


    裁判例2:

    技術情報持ち出しについて損害賠償を命じた事例
    (福岡地方裁判所平成14年12月24日判決)

    事案の概要:

    製造業の常務取締役らが退職直前に技術情報を持ち出して同業他社を設立し、持ち出した技術情報を自社の製造販売に利用したケースです。

    裁判の結論:

    約4億円の損害賠償命令

    上記のような裁判例を内容証明郵便でも指摘して、安易な情報の持ち出しや不正利用は多額の賠償命令につながることを警告することがまず必要です。

     

    ポイント2:
    刑事告訴の予定を明記する。

    内容証明郵便による警告の際の4つのポイントの2つ目は、「刑事告訴の予定を明記する」という点です。

    機密情報、顧客情報の持ち出しや不正使用については逮捕事例や実刑判決を受けた事例が多数あります。

    退職者宛ての内容証明郵便では、具体的な事例も示して、制裁を警告することが効果的です。
    機密情報、顧客情報の持ち出しや不正使用で実刑判決を受けた事例として、以下のような事例があります。

    機密情報、顧客情報の持ち出しや不正使用で実刑判決を受けた裁判例

    裁判例1:

    技術情報持ち出しについて実刑を命じた事例
    (東芝事件)

    事案の概要:

    東芝の提携企業の技術者が、東芝の研究データを不正に持ち出し、転職先の韓国企業に提供した事件です。

    裁判の結論:

    懲役5年、罰金300万円の実刑判決

    裁判例2:

    顧客情報持ち出しについて実刑を命じた事例
    (ベネッセコーポレーション事件)

    事案の概要:

    ベネッセコーポレーションのグループ企業に派遣されていた派遣社員が同社の顧客情報を不正に持ち出した事件です。

    裁判の結論:

    懲役3年6か月、罰金300万円の実刑判決

    上記のような裁判例を内容証明郵便でも指摘して、情報の持ち出しは重大な犯罪であり、実刑判決の危険があることを指摘して警告しましょう。

     

    ポイント3:
    身元保証人への内容証明郵便の送付を検討する。

    内容証明郵便による警告の際の3つのポイントの3つ目は、「身元保証人への内容証明郵便の送付を検討する」という点です。

    身元保証人は、退職者の家族であることが多いです。そして、情報を持ち出した退職者としても、家族がトラブルに巻き込まれることは避けたい事態であることが通常です。

    そこで、機密情報、顧客情報を持ち出した退職者に警告の内容証明郵便を送る際は、同時に身元保証人への内容証明郵便の送付を検討しましょう。

    具体的には、身元保証人に対して退職者が情報を不正に持ち出したことを伝え、機密情報、顧客情報が不正利用された場合は身元保証人にも損害賠償請求する予定である旨を通知する内容証明郵便を送ることが効果的です。
    ただし、以下の点に注意が必要です。

    身元保証人への内容証明郵便を検討する場合の注意点

    注意点1:

    身元保証書の期限が切れていないかどうかに注意しましょう。

    注意点2:

    身元保証人に請求できるのは、退職者が退職前に機密情報、顧客情報を不正に持ち出したケースであり、退職後の機密情報持ち出しについては、身元保証人への請求は困難です。この点にも注意しておきましょう。

    このように身元保証人がいるケースでは、身元保証人にも内容証明郵便を送ることが、退職者による情報の不正使用を停止させるために効果的です。

     

    ポイント4:
    転職先への内容証明郵便の送付を検討する。

    内容証明郵便による警告の際の4つのポイントの4つ目は、「転職先への内容証明郵便の送付を検討する」という点です。

    機密情報、顧客情報を持ち出した退職者については、その後、同業他社に転職したことがわかるケースがよくあります。
    このような場合、転職先への内容証明郵便の送付を検討する余地があります。

    転職先への内容証明郵便の送付を検討したほうがよいのは、例えば、以下のようなケースです。

    転職先への内容証明郵便の送付を検討したほうがよいケース

    ケース1:

    顧客リストを持ち出したうえで、同業他社に転職して、持ち出した顧客リストをもとに営業活動を行っている場合

    ケース2:

    技術情報を持ち出したうえで、同業他社に転職して、持ち出した技術情報をもとに製品の企画、製造を行っている場合
    これらのケースでは、転職先に対し、自社の機密情報、顧客情報が不正に持ち出されたことを通知して、退職者が持ち出した自社の機密情報、顧客情報を使用しないように転職先に内容証明郵便で通知しておきましょう。

    不正に持ち出した機密情報、顧客情報であることを転職先が知りながら、転職先がその機密情報、顧客情報を利用した場合、情報を持ち出された会社は、退職者に対してだけでなく、情報を利用した転職先に対する損害賠償請求も可能になります。転職先に内容証明郵便を送付することは、転職先に損害賠償請求を受ける危険を認識させ、機密情報、顧客情報の不正利用を思いとどまらせるために効果的です。

    このように退職者の転職先に内容証明郵便を送付することが情報の不正使用を停止させるために効果的なケースもありますので、検討してみましょう。

     

    退職者による情報持ち出しのリスクを減らすための対策のポイント!

    以上、内容証明郵便による警告の際のポイントをご説明しましたが、最後に、退職者による機密情報、顧客情報の持ち出しのリスクを減らすために平時から備えるべき対策ポイントに触れておきたいと思います。

    退職者による機密情報、顧客情報の持ち出しのリスクを減らすために平時から備えるべき対策ポイントは以下の3つです。

    退職者による機密情報、顧客情報の持ち出しリスクを減らすために備える3つの対策ポイント

    ポイント1:
    機密情報、顧客情報について正しい管理を行うこと。

    ポイント2:
    不正な機密情報、顧客情報の持ち出しを防ぐシステム上の予防策を講じておくこと。

    ポイント3:
    身元保証書の取得を徹底すること。

    以下で順番に見ていきましょう。

    ポイント1:
    機密情報、顧客情報について正しい管理を行うこと。

    機密情報、顧客情報については、その情報に触れる人物が機密情報であることを理解できるように管理しておかなければ法律上保護されません。

    紙媒体の情報については「社外秘」などの記載をしたうえで施錠した場所に保管し、パソコンで管理されるデータについてはパスワードを設定するなどの「機密情報の正しい管理方法」が必要です。

    h3:ポイント2:
    不正な機密情報、顧客情報の持ち出しを防ぐシステム上の予防策を講じておくこと。

    機密情報、顧客情報に通常の業務に必要な頻度を超えてアクセスしたり、情報を持ち出したりした場合にはアラートが出るシステムを導入しておくことは、不正な機密情報、顧客情報の持ち出しを防ぐ対策として有用です。

    ポイント3:
    身元保証書の取得を徹底すること。

    従業員から身元保証書を取得しておくことは、情報の持ち出しをはじめとした不正行為に対する抑止力として有効です。
    身元保証書の作成ポイントはこちらをご確認ください。

    退職者による情報持ち出しが発生したときに迅速に対応するべきことはもちろんですが、リスクを減らすために平時から備えるべき対策のポイントについても確認しておきましょう。

     

    まとめ

    今回は、退職者による機密情報、顧客情報の持ち出しの場面で、会社は、まず、「内容証明郵便による警告」を行うべきであるということをご説明しました。

    そのうえで、内容証明郵便により警告を行う際のポイントとして以下の4つのポイントをご説明しました。

    ポイント1:
    民事上の損害賠償請求の予定を明記する。

    ポイント2:
    刑事告訴の予定を明記する。

    ポイント3:
    身元保証人への内容証明郵便の送付を検討する。

    ポイント4:
    転職先への内容証明郵便の送付を検討する。

    さらに、退職者による機密情報、顧客情報の持ち出しリスクを減らすために平時から備えるべき対策のポイントとして、以下の点をご紹介しました。

    ポイント1:
    機密情報、顧客情報について正しい管理を行うこと。

    ポイント2:
    不正な機密情報、顧客情報の持ち出しを防ぐシステム上の予防策を講じておくこと。

    ポイント3:
    身元保証書の取得を徹底すること。

    平時から備えるべき対策のポイントを踏まえて自社の管理体制をチェックし、同時に万が一持ち出しが発生したときの対応をおさえておいてください。

    今回のような機密情報の持ち出しにおいて、現状、自社の管理体制や対策について不安がある経営者の方は、お気軽に咲くやこの花法律事務所までご相談下さい。

     

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