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交通費など通勤手当の不正受給が発覚した場合に会社がとるべき対応

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  • 交通費など通勤手当の不正受給が発覚した場合に会社がとるべき対応
    • 西川 暢春(にしかわ のぶはる)
    • この記事を書いた弁護士

      西川 暢春(にしかわ のぶはる)

      咲くやこの花法律事務所 代表弁護士
    • 出身地:奈良県。出身大学:東京大学法学部。主な取扱い分野は、「問題社員対応、労務・労働事件(企業側)、クレーム対応、債権回収、契約書関連、その他企業法務全般」です。事務所全体で300社以上の企業との顧問契約があり、企業向け顧問弁護士サービスを提供。

    会社から支給している交通費や通勤手当の不正受給が発覚した場合、会社はどのように対応するべきでしょうか?

    交通費の不正受給を理由に従業員を解雇した事案では、以下のように、後日、従業員から訴訟を起こされ、不当解雇であるとして敗訴しているケースも少なくありません。

     

    事例1:
    東京地方裁判所判決平成25年1月25日

    通勤定期券代の不正受給を理由に従業員を諭旨解雇処分としたことが、不当解雇とされ、事業主が約450万円の支払いをしたうえで、従業員を復職させることを命じられた事例

     

    事例2:
    仙台高等裁判所判決平成22年3月19日(東奥学園事件)

    住所を偽り交通費を不正受給したとして教員を雇止めしたが、不正受給の証拠がないとされ、学校法人が約450万円の支払いをしたうえで、教員を復職させることを命じられた事例(▶参照:「仙台高等裁判所判決平成22年3月19日(東奥学園事件)」判決内容

     

    この記事では、交通費や通勤手当の不正受給が発覚した場面で、会社がどのように対応すべきなのか、不正のパターンごとの注意点も指摘しながら、ご説明します。

    上記のような裁判トラブルの原因は解雇することのリスクを把握せずに間違った対応をしていることにあります。

    同様のトラブルを避けるためにも、しっかりと注意点を理解したうえで、間違いのない対応をしていただくことが非常に重要です。

     

    「弁護士西川暢春のワンポイント解説」

    交通費や通勤手当の不正受給を理由に従業員を解雇することは、会社側のリスクも非常に大きいです。

    不正受給で解雇したのに逆に裁判で敗訴して多額の支払いを命じられるという事態を避けるためには、不正受給が発覚した段階で必ず弁護士に相談してください。不正受給について本人から事情を聴いたり、あるいは本人を解雇してしまう前に弁護士に相談することがとても重要です。

     

    ▼交通費など通勤手当の不正受給に関して今スグ弁護士に相談したい方は、以下よりお気軽にお問い合わせ下さい。

    【お問い合わせについて】

    ※個人の方からの問い合わせは受付しておりませんので、ご了承下さい。

    「咲くやこの花法律事務所」のお問い合わせページへ。

     

     

    1,交通費など通勤手当を不正受給する3つのパターン

    交通費などの通勤手当の不正受給には大きく分けて以下の3つのパターンがあります。

     

    • 会社に届け出た通勤経路以外の方法で通勤することで定期代を浮かす場合
    • 住所を虚偽申告することで、実際よりも遠方から通勤しているように偽装する場合
    • 自動車通勤や自転車通勤をしているのにそれを隠して定期券代の支給を受ける場合

     

    パターンごとに注意すべき点が違ってきますので、まずは、自社で発覚した不正受給がどのパターンに該当するのかを確認しましょう。

    以下ではパターンごとの注意点を順番に解説します。

     

    2,会社に届け出た経路以外の方法で通勤して定期代を浮かす場合

    これは、会社にいったん届け出た通勤経路を従業員が変更してより安い費用で通勤するようになったのに、経路の変更を会社に届け出ずに、そのまま定期代の支給を受け続けるケースです。

    会社が就業規則で通勤手当は通勤に必要な「実費」を支給すると定めている場合、変更後の経路で購入が必要となる定期券代との差額分については、「実費」を超える支給を受けた結果になります。

    そのため、会社としては差額分の返納、返還を求めるべきでしょう。

     

    (1)解雇には慎重な判断が必要

    ただし、このようなパターンの不正受給について、従業員を解雇する重い処分をした場合、後日従業員から訴訟を起こされれば、「処分が重すぎる」として、不当解雇と判断され、会社が敗訴しているケースが多いことが実情です。

    以下の判例があります。

     

    判例:
    東京地方裁判所判決平成25年1月25日

    通勤経路をより安い経路に変更したにもかかわらず、それを届け出ずにそのまま定期代を受給していた従業員に対する諭旨解雇処分を無効と判断し、事業主に約450万円の支払いと従業員を復職させることを命じた判例

     

    判例:
    東京地方裁判所判決平成18年2月7日(光輪モータース事件)

    通勤経路を変更したにもかかわらず届け出ずに定期代を浮かせていた従業員に対する懲戒解雇処分を無効として会社に約400万円の支払いと従業員を復職させることを命じた判例

     

    このように解雇が不当解雇と判断されると多額の金銭の支払いと従業員の雇用の継続を命じられることになります。

    ※不当解雇の場合の会社のリスクについては以下で詳しく解説していますのでご参照ください。

     

     

    (2)不当解雇と判断されやすい理由

    この類型の不正受給が不当解雇と判断されやすいのは、以下の理由によるものです。

     

    • 通勤経路の変更を申告しなかったものの、積極的に虚偽の経路を申告した事案と比較すると悪質とはいえないこと
    • 事業主自身が従業員が申告した経路を合理的な通勤経路であると認定して、通勤手当の支給額を決定した側面があること
    • 事業主が一度通勤手当の支給経路を認定した後は、支給継続にあたって特段の審査をせずに放置し、申告された経路どおりに定期券の購入がされているかどうかを確認していなかったという労務管理上の落ち度があること

     

    (3)手当支給額の管理がルーズになっていないか

    上記の点に加えて、交通費など通勤手当についての社内での扱いがルーズになっていると、その点も、不正受給者の解雇について裁判トラブルになった場合に企業側敗訴の理由になることがあるので注意してください。

    例えば、前述の東京地方裁判所判決平成25年1月25日は、以下の点を諭旨解雇処分を無効とする理由付けにあげています。

     

    ・退勤後に習い事などがある従業員についてはそれを考慮した通勤手当の支給をするなど、必ずしも自宅最寄駅から勤務先最寄駅までの経路について通勤手当を支給するというルールが社内で確立されていなかったこと

     

    また、光輪モータース事件では、以下の点を解雇を無効と判断する理由としてあげられています。

     

    ・オートバイ通勤者については自宅最寄駅から勤務先最寄駅までの電車料金が通勤手当として支給される扱いとされており、それとの対比から電車通勤者も自分の判断で交通費を節約してよいと安易に考えたとしても、強く非難できない面があること

     

    3,住所を虚偽申告する場合

    次に住所を虚偽申告するパターンの交通費不正受給についてご説明します。

    これは、実際は遠方から会社の近くに引っ越したのに、新しい住所を会社に申告せずに、引っ越し前の遠方の住所から会社最寄り駅までの定期代の支給を受け続けるケースが典型例です。

    このパターンの不正受給でも、解雇が無効と判断されているケースが少なくありません。

     

    (1)判例:東京貨物社事件

    東京地方裁判所判決平成12年11月10日(東京貨物社事件)は、23区内にマンションを購入して家族で居住していた従業員が、栃木県に住民票を異動して栃木県からの通勤手当を受給するようになったが、その後も同マンションを引き払わずに寝泊まりしていたことが発覚し、会社が不正受給と判断して解雇した事案です。

    この裁判例は、都内のマンションを引き払わずに寝泊まりしていた事実があったとしても、仕事で遅くなった際にマンションに寝泊まりしていたという従業員の主張を踏まえると、栃木県に居住していなかったことを認める証拠はないとして、通勤手当の不正受給は認められないと判断しました。

    なお、解雇自体は、他の解雇理由が認められ、有効と判断されています。

     

    (2)判例:東奥学園事件

    仙台高等裁判所平成22年3月19日(東奥学園事件)は、学校法人が、教員に交通費の不正受給があったとして、この教員との雇用契約を終了したところ、教員から訴訟を起こされた事案です。

    この事案で、学校法人は、この教員について、実際には学校に近い婚約者宅に婚約者と同居しているにもかかわらず、これを申告せずに実家からの交通費の受給を続けていると疑い、調査を行っています。

    その結果、学校法人は、婚約者宅に教員の自動車が駐車されていることを3度確認したため、教員はこの婚約者宅に居住しており、不正受給であると判断しました。

    しかし、裁判所は、教員の自動車が婚約者宅に3度駐車されていたとしても、教員が実家に居住していなかったことの証拠としては不十分であり、通勤手当の不正受給の証拠はないと判断しました。その結果、雇止めは無効とされ、学校は約450万円の支払いをしたうえで、教員を復職させることを命じられています。

     

    これらの裁判例からもわかるように、住所を虚偽申告したことが交通費などの通勤手当の不正受給にあたると判断する場合、申告された住所に従業員が居住していないことについて十分な調査を行い、証拠を確保することが必要です。

     

    4,自動車通勤や自転車通勤を隠して定期券を買わない場合

    自動車通勤や自転車通勤を隠して定期券を買わない場合

    実際は自動車または自転車で通勤しているにもかかわらず、電車通勤を前提とする定期券代の支給を会社から受け続けるという、不正受給のケースも存在します。

    このパターンによる通勤手当不正受給について解雇を有効と判断した事案として、大阪地方裁判所判決平成31年3月7日、東京地方裁判所判決令和3年3月18日等があります。

    このうち、東京地方裁判所判決令和3年3月18日の事案は、バイク通勤しなあら公共交通機関利用を前提とする通勤手当を不正に受給していた大学教員を懲戒解雇した事案です。

    判決はこの教員が定期券を一度も購入したことがなく当初から不正受給の目的で通勤経路を届け出たこと、大学構内に無料のバイク駐輪場があるのにバイク通勤を隠すために近隣の店舗にバイクを無断駐車して通勤していたことなどを認定して、懲戒解雇を有効と判断しています。

    ただし、このパターンについては、自動車や自転車で通勤することもあったが、電車での通勤をする日もあり、不正ではないなどといった主張が従業員側から出てくる可能性が高いです。

    自動車通勤や自転車通勤を隠して定期券を買わないケースを不正受給と判断するためには、自動車や自転車での通勤については事前に所定の許可を要することを就業規則で定めておくことや、電車通勤を前提に定期券代の支給を受けた従業員は自転車や自動車での通勤をしてはならないことを、就業規則で明記しておくことが必要です。

     

    5,不正受給額を返納、返還させる方法

    不正に受給された交通費を返納、返還させるには、不正受給について十分な証拠を集めたうえで、その従業員と話をして、不正受給であることを認めさせ、返還の約束をさせることが最も近道です。

    返還を約束させたうえで、できれば一括での返済、一括が無理であれば分割払いでの返済について合意をとりつけることが重要です。

    話し合いによる返納、返還に向けて十分な努力をしないまま、法的な手段に出ることは、その後にかかる費用や時間を考えると決して得策ではありません。

     

    6,懲戒解雇は適切?妥当な懲戒処分について

    では、交通費の不正受給が疑われる場合に会社としてはどういった処分を検討するべきなのでしょうか?

    まず、ここまでご説明したように、交通費の不正受給については、そもそも不正受給であることを立証できるのかどうかという問題があります。

    例えば、住所を虚偽申告して不正受給するケースでは、申告した住所には住んでいないということを立証するだけの証拠を集めるか、申告した住所には住んでいないことを本人に認めさせなければ、そもそも懲戒処分を行うことは困難です。

    不正受給の証拠がないまま、懲戒処分を行っても、懲戒処分は無効となってしまうためです(労働契約法第15条)。

    また、不正受給を本人が認めていたり、あるいは不正受給について十分な証拠を確保できた場合でも、積極的に虚偽の申告をすることで不正受給したわけではなく、義務付けられた報告や申告をしなかったというのにとどまるケースで、従業員を解雇することは、重すぎる処分として無効と判断される可能性が高いです。

    通勤経路の変更を会社に報告しなかった場合、自転車通勤への変更を会社に報告しなかった場合、自宅住所の変更を会社に申告しなかった場合は、いずれもこれに該当します。

    そのため、懲戒解雇や諭旨解雇といった処分は適切ではなく、戒告処分や減給処分、出勤停止処分などのより軽い懲戒処分にとどめるべきです。

    懲戒処分の種類や選択基準についてや、また処分ごとの詳しい解説などもあわせて以下を参考にご覧ください。

     

     

    7,詐欺や横領などの犯罪は成立するのか?

    交通費などの通勤手当の不正受給について詐欺や横領などの犯罪にはならないのかということをご質問いただくことがあります。

    結論から言えば、交通費の不正受給について、詐欺罪が成立する場面はあります。

    ただし、詐欺罪の成立には、「欺罔行為」(人をだます行為)が必要です。積極的に虚偽の申告をすることで不正受給したわけではなく、義務付けられた報告や申告をしなかったというのにとどまるケースでは、「欺罔行為」に該当せず、詐欺罪が成立しないことがほとんどです。

    一方、積極的に会社に虚偽の通勤経路や虚偽の住所を届け出て、通勤手当を不正受給しているケースでは詐欺罪が成立すると判断することが可能です。

    なお、交通費や通勤手当の不正受給は業務上横領には該当しません。業務上横領の意味については以下の記事で詳しく解説していますので参考にご覧ください。

     

     

    8,不正受給を防ぐための対策

    ここまでのご説明で、交通費など通勤手当の不正受給は言い逃れがしやすいということをご理解いただけたのではないかと思います。

    従業員について交通費など通勤手当の不正受給が疑われる場合、会社としては、交通費など通勤手当の審査を厳しくすることで不正受給ができないような社内ルールを整備することが重要になります。

     

    (1)定期券のコピーを毎回提出させる

    従業員が購入した通勤定期券のコピーを毎回会社に提出させることは、不正受給を防ぐ対策の基本です。

    この方法でも、いったん購入した定期券について従業員が払い戻しを受けて、別の方法で通勤するということは考えられますが、その場合は、かなり悪質な不正受給事案であり、そのようなケースでは解雇も認められると考えることができます。

    なお、コピーの提出を求めることについては、偽造される可能性を排除することができません。

    そのため、さらに徹底するなら、担当者が原本を確認し、担当者においてコピーをとることがベストです。手間との兼ね合いもありますが、検討してみてください。

     

    (2)定期券購入の都度、通勤経路を申告させる

    定期券代を支給する際は、支給申請書を記載させ、その中で、申請の都度、通勤経路を申告させることも、不正を防ぐ手段の1つとなります。

     

    (3)就業規則を整備する

    就業規則や賃金規程の通勤手当の規定部分を整備することも必要です。

    例えば、電車通勤者を想定して「通勤のために最も経済的・合理的な経路・方法による定期乗車券購入費を支給する。」などと定めているケースは改善が必要です。

    このような規定では、仮に従業員が、実際にはより安価な通勤経路を選択して定期券代を浮かしていた場合であっても、会社は合理的な経路に基づいて支給する義務があるということになり、不正受給とはいえない可能性が高くなります。

    そのため、合理的な経路による交通費を上限としつつも、実際にかかった実費を通勤手当として支給する内容に改定しておくことが必要です。

    また、電車通勤を前提に定期券代の支給を受けた従業員は、自転車や自動車での通勤をしてはならないことを定めておくことや、自転車や自動車での通勤には事前に会社の許可が必要であることを定めておくことも必要です。

    このような規定がなければ、自動車通勤や自転車通勤を隠して定期券を買わない場合について、不正受給であるとして対応することが困難になることがあります。

    あわせて、通勤経路の変更や自宅住所の変更があった場合にすみやかに会社に届け出なければならないことを定めた規定があるかどうかも確認が必要です。

     

    「弁護士西川暢春からのワンポイント解説」

    就業規則や賃金規程が適切に整備されていなければ、交通費の不正受給に対応することができません。

    交通費の不正受給が発覚した際の会社の対応の適法性が問題となった過去の裁判例でも、そもそも不正受給に該当するかどうかをめぐって就業規則や賃金規程の細かい文言が議論されており、これらの規程を整備しておくことは非常に重要です。不安がある方は交通費の不正受給の問題に精通した弁護士へのご相談をおすすめします。

     

    9,公務員の通勤手当不正受給

    交通費の不正受給は公務員でも問題になります。

     

    (1)国家公務員について

    国家公務員については、「諸手当の不適正受給」は、「減給または戒告」とされています。

    国家公務員では、民間企業とは違い、減給処分に関する労働基準法の制限が適用されませんので、国家公務員における減給は、民間企業における減給処分よりも、減給の程度が大きいものになることが多いです。

    しかし、そうはいっても、「諸手当の不適正受給」は「減給または戒告」にとどまるとされており、職務上の金銭の横領が「免職」とされていることと比較すると、軽微な事案として扱われていることがわかります。

     

     

    (2)地方公務員について

    地方公務員は、自治体ごとに懲戒処分の基準が設けられていることが通常です。

    例えば、東京都では、「故意に届出を怠り、又は虚偽の届出をするなどして諸給与を不正に受給した職員」は、「停職又は減給」となっており、国家公務員の不正受給の事例よりも重い処分が定められています。

     

     

    10,咲くやこの花法律事務所の弁護士なら「こんなサポートができます」

    咲くやこの花法律事務の弁護士によるサポート内容

    ここまで交通費など通勤手当の不正受給についてご説明しました。交通費など通勤手当の不正受給についての対応は決して自己判断で行えるようなものではなく、綿密な調査と慎重な検討をしなければ、企業側のリスクも大きいということをご理解いただけたのではないかと思います。

    咲くやこの花法律事務所でも、交通費など通勤手当の不正受給発覚時の対応について、企業向けのサポートを提供しております。

     

    (1)不正受給者に対する対応方法のご相談

    交通費など通勤手当の不正受給が発覚した場面で、従業員に今後どのように対応していくべきか、不正受給額を返納、返還させるためにはどのように対応すればよいかという点について、ご相談をお受けしています。

    冒頭でご紹介した事案にもあるように、安易に自己判断で対応し、解雇等に踏み切ってしまうと、不正受給分の返納、返還どころか、不当解雇であるとして訴訟を起こされて多額の金銭の支払いを命じられるということになりかねません。

    初期対応が重要ですので、自社で対応する前に必ず弁護士にご相談ください。

     

    (2)顧問契約による労務管理のサポート

    多くの場合、交通費など通勤手当の不正受給が発覚する会社では、労務管理がルーズになっていることが否定できません。

    労務管理とは、その意味や内容についてよくわからないという方は、以下の記事を参考にご覧ください。

     

     

    咲くやこの花法律事務所では、企業の労務管理について、顧問契約によるサポートを行っています。

    交通費や通勤手当の不正受給を防ぐための制度設計から、就業規則、賃金規程の見直しまで、少しづつ労務管理を改善していくことが重要です。

    咲くやこの花法律事務所の顧問弁護士サービスの内容については以下をご参照ください。

     

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    11,「咲くやこの花法律事務所」の弁護士に問い合わせる方法

    従業員の交通費など通勤手当の不正受給の対応でお困りの企業様は、下記から気軽にお問い合わせください。咲くやこの花法律事務所の労働問題に強い弁護士がサポートさせていただきます。

     

     

    今すぐのお問い合わせは以下の「電話番号(受付時間 9:00〜23:00)」にお電話いただくか、メールフォームによるお問い合わせも受付していますので、お気軽にお問い合わせ下さい。

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    記事作成日:2021年09月14日
    記事作成者:弁護士 西川暢春

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