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問題社員を指導する方法をわかりやすく解説

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  • 問題社員を指導する方法をわかりやすく解説

    こんにちは。咲くやこの花法律事務所の弁護士西川暢春です。

     

     

    問題社員の指導について以下のような悩みを抱えていませんか?

     

    • 問題のある社員がいるが指導の方法がわからない
    • 問題社員を放置すると他の従業員にも悪影響がないか心配している
    • もうやめてほしいと思っているが、どのようにやめさせればよいかわからない

     

    咲くやこの花法律事務所は、問題社員対応の分野で、企業の経営者、役員、管理者の方々から、多くの相談をお受けしてきました。

    また、ご相談をうけるだけでなく、弁護士が企業の依頼を受けて、実際に問題社員の指導も行ってきました。

    問題社員への指導はやり方を誤ると、パワハラであると主張されたり、問題社員が組合に加入している場合は「不当労働行為」にあたると主張されるなどして、逆に非難され、行き詰ってしまいます。

    今回は、咲くやこの花法律事務所の経験も踏まえて、問題社員の指導の方法について、ご説明します。

     

    「弁護士西川暢春からのワンポイント解説」
    問題社員に対して自社で対応しようとすると、前述のようにパワハラだとして訴えられたり、あるいは不当解雇トラブルに発展したり、外部の労働組合が介入してきたりといったトラブルに拡大するケースがあります。自社での対応が難しいときは、問題をこじらせる前に弁護士にご相談いただくことをおすすめします。

     

    ▶参考:問題社員対応に関する咲くやこの花法律事務所の解決実績は、以下をご覧ください。

    業務に支障を生じさせるようになった従業員について、弁護士が介入して規律をただし、退職をしてもらった事例

    成績・協調性に問題がある従業員を解雇したところ、従業員側弁護士から不当解雇の主張があったが、交渉により金銭支払いなしで退職による解決をした事例

     

    ▼【関連情報】問題社員の対応については、こちらの関連情報も合わせてご覧下さい。

    モンスター社員、問題社員への具体的な対応方法を弁護士が解説。

    問題社員の円満な解雇方法を弁護士が解説【正社員、パート社員版】

    辞めさせたい社員がいる場合の会社の対応方法は2つ

     

    ▼問題社員の対応について今スグ弁護士に相談したい方は、以下よりお気軽にお問い合わせ下さい。

    ※個人の方からの問い合わせは受付しておりませんので、ご了承下さい。

    「咲くやこの花法律事務所」のお問い合わせページへ。

    また顧問弁護士をお探しの方は、以下を参考にご覧下さい。

    【全国顧問先200社以上】顧問弁護士サービス内容・顧問料・実績について詳しくはこちら

     

     

    1,複数で指導する体制を作る

    問題がある社員を指導する際は、まず、「誰が指導するのか」を明確に決めることが必要です。

    咲くやこの花法律事務所では問題社員の指導は複数で対応することをおすすめしています。

    具体的には、以下の2人で指導する体制をおすすめします。

     

    1,問題社員の上司にあたる人(=責任者)

    役割:
    日報に毎日指導コメントを入れる、2週間に1度の面談を行う

     

    この役割は、係長、課長といったその部署の長にあたる人が担当することが基本です。

    小さな会社では社長が担当することも適切です。主に日報に適切な指導コメントを入れることと2週間に1度の指導面談を行うことが役割になります。

     

    2,同じ部署内の先輩格の社員(=指導担当者)

    役割:
    問題社員の言動に気を配り問題があるときはその場で指摘して指導する

     

    この役割は、同じ部署内にいる、問題社員からみて先輩格の社員で、問題社員の上司をサポートする立場にある人が担当することが基本です。

    問題社員の言動に気を配り問題があるときはその場で指摘して指導することが役割になります。

    問題点について決して見て見ぬふりをせずに、その場で指摘して改めさせることが重要であり、そういうことをいとわない胆力のある人が指導担当者になる必要があります。

    見て見ぬふりをすることをなくすためにも、指導担当者を明確に決め、その人は問題点に気づいたら必ず指導することをルール化しておかなければなりません。

     

    2,毎日、業務日報をかかせる

    毎日、業務日報をかかせる

    責任者と指導担当者による指導体制が決まったら、業務日報のひな形を作ります。

    問題がある社員を指導する際は、その社員に毎日、業務日報を書かせることがまず必要です。

    普段から業務日報を提出させている会社も、問題社員の指導の際は、それにあった業務日報になるように別のひな形を用意してください。

    指導用の業務日報の記載項目は以下のとおりです。

     

    (1)指導用の業務日報の記載項目

    1,本人記載欄

     

    • 報告対象日
    • 本日の仕事内容
    • 頑張ったこと、良くできたこと
    • 注意指導を受けた内容
    • 注意指導に対する改善策

     

    2,責任者記載欄

     

    • 責任者コメント欄

     

    以下の書式を参考にしてください。

     

     

    日報をまとめて提出することは認めず、必ず、当日の終業前に提出させることが重要です。

     

    3,指導担当者は指導記録を作成する

    指導担当者は指導記録を作成する

    指導担当者(=先輩格社員)は、前述の通り、問題社員の言動に常に気を配り問題があるときはその場で指摘して指導することが役割になります。

    そして、その指導の内容について必ず指導記録票を作成し、問題社員の上司(=責任者)に提出します。

    この指導記録票は1つの指導につき1つ作り、例えば、1日に3つの問題を指導したときは3つの指導記録票を作成することが基本です。

    指導記録票の記載事項は以下の通りです。

     

    (1)指導記録票の記載事項

     

    • 指導対象者の氏名
    • 指導日時
    • 指導対象となった問題点
    • 問題点が業務に与えた影響
    • 指導の内容
    • 指導に対する対象者の応答

     

    以下の書式を参考にしてください。

     

     

    4,日報には端的な指導のコメントを入れる

    指導対象となる問題社員の業務日報は、責任者(=問題社員の上司)が毎日目を通し、責任者記載欄に毎日、指導のコメントを入れることが必要です。

    そして、翌日、本人に渡してコメントの内容を確認させてください。

    指導のコメントを適切に入れることが最も重要です。

    決して、感情的なコメントや嫌味なコメントは入れるべきではありません。本人の問題点がどうすれば改善できるのかという点について直球の指導コメントを入れることが重要です。

     

    1,良い例

     

    • 「今日、○○していましたが、そのようなやり方はよくないです。その理由は○○です。今後、○○というやり方をしてください。」
    • 「今日、上司の○○さんに、○○といった態度をとっていましたが、そのような態度は正しい態度ではありません。今後同様のことがないように勤務態度を改善してください。」
    • 「繰り返し指導していますが、遅刻をなくしてください。時間に余裕をもって家を出て、朝礼前に必ず出社するようにしてください。」

     

    2,悪い例

     

    • 「真面目に指導を受けてください!」
    • 「いい加減にしてください!」
    • 「新人でもわかりますよ!」

     

    指導のコメントを読んでも、具体的にどうすればよいかが伝わらないようなコメントは、「指導」とは言えませんので注意してください。

     

    5,責任者は毎日指導記録票を確認する

    責任者(=問題社員の上司)は、指導担当者の指導記録票にも毎日目を通すことが必要です。

    その際、以下の点に注意してください。

     

    • 指導担当者が指導記録票に記載している「指導の内容」と問題社員が業務日報に記載している「注意指導を受けた内容」が一致しているかどうか
    • 指導担当者が指導記録票に記載している「指導の内容」のうち重要なものが、問題社員の業務日報に「注意指導を受けた内容」から抜けていないか
    • 指導担当者が指導記録票に記載している「指導に対する対象者の応答」が問題のあるものになっていないか

     

    これらの点に問題がある場合は、日報の責任者記載欄にその点を指摘するコメントを入れることが必要です。

     

    6,本人にチェックリストを作らせる

    能力が不足している、ミスを繰り返すという問題がある場合は、本人にチェックリストを作らせることも有効です。

    重要なことは、会社あるいは上司の側でチェックリストを作って本人に渡すのではなく、問題社員にチェックリストを作らせることです。

    本人にチェックリストを作らせることで、本人がどの程度指導を理解しているのかを確認することができます。

    本人が作ったチェックリストは必ず確認し、本人が指導の内容を正しく理解できているかどうかを確認してください。

     

    7,2週間に1回は面談を行う

    2週間に1回は面談を行う

    「毎日業務日報を書かせて指導のコメントを入れて本人に確認させる」、「指導担当者は指導の都度指導記録票を作る」ということを毎日できるようになれば、次は、本人に対する面談を行うことが必要です。

    面談は責任者(=問題社員の上司)が行うことをおすすめします。2週間に一度程度がよいです。

     

    (1)面談方法について

    面談の前には、必ずそれまでの業務日報やそこに記載した指導のコメント、指導記録票に記載されている指導担当者の指導内容を確認しておきましょう。

    そのうえで、面談で、まず、本人に自分で課題と思う点を尋ねます。

    本人の自己評価が、会社の評価とどの程度一致しているかを確認することが重要です。

    そのうえで、直近2週間の指導内容や本人の改善内容を確認し、さらに改善していくべき点を具体的に伝えるようにしてください。

    また、面談で本人から聴いた内容、本人に伝えた内容について必ずメモを残しておいてください。

    できれば、面談内容をメールなどで本人にも送っておくのが良いでしょう。

     

    8,指導書を作成して交付する

    指導にもかかわらず本人に改善がみられないときは、責任者(=問題社員の上司)が指導書を作成して交付することが必要になります。

    指導書については、具体的な指導内容を分かりやすく書くことが必要になります。

    ひな形としては以下のようなものになりますので参考にしてください。

     

     

    ただし、最初から指導書を渡すのではなく、まずは、面談の際に、面談で指導された改善すべき点を本人に整理して提出するように指示することが適切です。

    上司から指導書として整理した形で渡す前に、本人に指導された点を整理させることで、指導が本人に正しく伝わっているかを確認することが重要です。

    本人が記載した内容を確認したうえで指導書を渡しましょう。

     

    9,指導しても改善されないときの対応

    指導しても改善されないときの対応

    ここまで指導しても改善されないときは、以下のような選択肢を検討することになります。

     

    • 本人が管理職の場合は能力にみあった職に降格させる
    • 別の仕事を担当する部署に配置換えをして別の職種での適性を見る
    • 本人に対して退職勧奨を行う
    • 退職勧奨に応じない場合は解雇する。

     

    (1)正しい指導を行っていれば解雇の場面でも正当性を立証できる

    前述の4つの選択肢の中でも、解雇の選択肢は、不当解雇であるとして問題社員の側から訴訟を起こされるリスクがあります。

     

    ▶参考情報:「不当解雇」について詳しい解説は以下をご覧下さい。

    不当解雇を弁護士が解説!損害賠償、慰謝料と裁判での会社の守り方について

     

    しかし、ここまでご説明した通りの指導をきっちり行えば、問題社員に対して必要な指導をしても問題点が改善されなかったことについて明確な証拠が残ります。

    そのため、訴訟になったとしても裁判所で解雇を適法と認めてもらうことができます。

    以下のものが訴訟において、会社が指導をきっちり行ってきたことを示す重要な証拠になります。

     

    • 業務日報に入れた責任者コメント
    • 指導記録票
    • 指導書
    • 面談内容についてのメモ

     

    また、解雇に関する訴訟では、指導をしたことの証拠だけでなく、指導をしても問題点が改善されなかったことの証拠も必要になります。

    これについては、指導の中で本人に書かせた以下の資料が重要な証拠になります。

     

    • 業務日報に「注意指導を受けた内容」「改善策」として本人が記載した内容
    • 本人に作成させたチェックリスト
    • 面談で指導された改善すべき点を本人に整理して提出させたもの

     

    これらの資料は本人が指導をどの程度理解し、どのように対応していたかを示す重要な資料ですので、これも裁判では重要な証拠になります。

    指導する側が記録をつけたり指導書を渡したりするだけでなく、本人にこれらの資料を作らせることが、裁判の証拠という意味でも重要であることをおさえておいてください。

    なお、解雇については以下の記事で詳しく解説していますのであわせてご参照ください。

    問題社員の円満な解雇方法を弁護士が解説【正社員、パート社員版】

     

    (2)解雇よりもまずは退職勧奨を先行させる

    解雇の前に退職勧奨を行うこともとても重要です。

    退職勧奨とは、会社から従業員に退職を促すことを指しますが、解雇とは異なり、従業員に退職について了解してもらい、同意の上、退職届を提出してもらって退職してもらうことを目指す方法です。

    解雇の前に退職勧奨を行うことが重要になるのは、解雇した場合に解雇の正当性を立証できる資料はそろっているとしても、訴訟に発展すること自体、会社側の費用や労力の負担が大きいからです。

    その点、退職勧奨のうえ、退職届を提出してもらって退職してもらえば、訴訟に発展するリスクはほとんどありません。

    そのため、指導を行っても問題点が改善されず、一緒にやっていくことが難しい場合も、いきなり解雇に進むのではなく、退職勧奨を行って、了解の上退職してもらうことをまずは目指すべきです。

    退職勧奨については以下で詳しく解説していますのであわせてご参照ください。

    退職勧奨、退職勧告とは?方法や進め方の注意点を弁護士が解説

     

    (3)降格や配置換えを検討する

    様々な職種がある企業では、解雇の前に降格や配置換えを検討することも重要です。

     

    ▶参考情報:

    日本IBM事件(東京地方裁判所平成28年3月28日判決)は、日本IBMが従業員を解雇したのに対し、解雇された従業員が不当解雇であるとして訴訟を起こした事件です。この事件で、裁判所は、日本IBMが行った解雇について、「解雇の前に降格や配置換えを検討するべきだった」として不当解雇と判断しています。

    裁判所は判決理由の中で次のように述べています。

    「現在の担当業務に関して業績不良があるとしても,その適性に合った職種への転換や業務内容に見合った職位への降格,一定期間内に業績改善が見られなかった場合の解雇の可能性をより具体的に伝えた上での業績改善の機会の付与などの手段を講じることなく行われた本件解雇は,客観的に合理的な理由を欠き,社会通念上相当であるとは認められないから,権利濫用として無効というべきである。」

     

    このように、多くの職種がある企業では、従業員が現在配属されている職種について適性がなくても、配転等により他の職種での適性を見ることが求められます。

    また、従業員が管理職であれば、能力にみあう立場まで降格させて雇用を維持することを検討することが求められます。

    降格や配置換えをせずに、解雇に進むと不当解雇と判断される理由になりますので、注意が必要です。

    降格や職種の変更については以下の記事でも詳しく解説していますのであわせてご参照ください。

    降格処分について。会社側の立場で注意点を解説。

    安易な職種変更命令は危険!従業員に職種変更を命じる際の3つの注意点

     

    ▼問題社員の対応について今スグ弁護士に相談したい方は、以下よりお気軽にお問い合わせ下さい。

    ※個人の方からの問い合わせは受付しておりませんので、ご了承下さい。

    「咲くやこの花法律事務所」のお問い合わせページへ。

     

    10,咲くやこの花法律事務所なら「問題社員の指導についてこんなサポートができます!」

    咲くやこの花法律事務の弁護士によるサポート内容

    最後に咲くやこの花法律事務所における問題社員対応についての企業向けサポート内容をご説明したいと思います。
    サポート内容は以下の通りです。

     

    (1)問題社員の指導方法、対応方法に関するご相談
    (2)問題社員に対する弁護士による指導の実施
    (3)弁護士による懲戒手続きの実施
    (4)退職勧奨や解雇の際の面談の立ち合い
    (5)解雇後のトラブルや懲戒処分後のトラブルに対する対応
    (6)顧問弁護士サービスによる問題社員対応サポート

     

    以下で順番に見ていきましょう。

     

    (1)問題社員の指導方法、対応方法に関するご相談

    咲くやこの花法律事務所には問題社員の指導方法や対応方法に精通した弁護士が多数在籍しています。

    ご相談の際は、まず個別の事情を詳細にヒアリングしたうえで、事案ごとに、過去の事務所での対応経験も踏まえて、実効性のある対応策をご回答します。

    問題社員の指導、対応にお悩みの企業経営者、管理者の方はご相談ください。

     

    咲くやこの花法律事務所の問題社員対応に強い弁護士による相談料

    ●初回相談料:30分5000円+税(顧問契約締結の場合は無料)

     

    なお、問題社員対応全般については以下の記事でご説明していますのであわせてご参照ください。

    モンスター社員、問題社員への具体的な対応方法を弁護士が解説。

     

    (2)問題社員に対する弁護士による指導の実施

    業務の指示に従わない問題社員や指導そのものが難しい従業員については、弁護士が、その従業員との面談や指導の現場に立ち会うことで、経営者や管理者による指導や面談の実施をサポートしています。

    弁護士が問題社員に対して直接指導することで、企業の規律を正すことができます。また、将来解雇に進む場合に必要な証拠を確保していくことにもつながります。

    問題社員への指導・面談の実施でお悩みの企業の経営者、管理者の方はご検討ください。

     

    咲くやこの花法律事務所の問題社員対応に強い弁護士による面談実施の費用

    ●初回相談料:30分5000円+税
    ●面談費用:時間や面談場所への距離に応じて、10万円~20万円+税程度

     

    (3)弁護士による懲戒処分手続きの実施

    咲くやこの花法律事務所では、問題社員に対する懲戒処分手続きについてもサポートを行っています。

    懲戒するべき事情があるかどうかの調査から、懲戒処分の言い渡しまでを弁護士が同席してサポートすることが可能です。

    懲戒については、まず懲戒するべき事情があるかどうかの調査を正しい手順で行うことが必要です。調査には専門的なノウハウが必要であり、弁護士に依頼することがベストです。

    また、懲戒処分の言い渡しの場面では、従業員がその場で不満を述べたり反論をしてきたりすることがあります。無用なトラブルを防止するためには、懲戒処分の言い渡しの場に専門家である弁護士も同席することが効果的です。

    咲くやこの花法律事務所では、労務トラブルに強い弁護士が懲戒処分の言い渡しの場に同席し、会社側の立場で適切な応答をするなどして、懲戒処分の言い渡しをサポートしています。

    懲戒するべき事情があるかどうかの調査や懲戒処分の言い渡しに不安があるときは、ぜひ咲くやこの花法律事務所のサポートサービスをご利用ください。

     

    咲くやこの花法律事務所の問題社員対応に強い弁護士によるサポート費用

    ●初回相談料:30分5000円+税
    ●面談費用:時間や面談場所への距離に応じて、10万円~20万円+税程度

     

    なお、懲戒処分についての詳しい解説は以下をご覧ください。

    懲戒処分とは?種類や選択の基準など詳しく解説

     

    (4)退職勧奨や解雇の際の面談の立ち合い

    咲くやこの花法律事務所では、企業のご要望に応じて、退職勧奨や解雇の際の面談への立ち合いも行っております。

    退職勧奨や解雇の問題に精通した弁護士が立ち会うことで自信をもって、退職勧奨あるいは解雇を進めることが可能になります。

    また、解雇の場面で重要な書面になる解雇理由書や解雇通知書の作成と発送についてもご依頼を受けています。

    解雇の問題に精通した弁護士が書面作成に携わることによって、万が一、裁判等に発展した時のことも見越した書面作成が可能になります。

     

    咲くやこの花法律事務所の問題社員対応に強い弁護士によるサポート費用

    ●初回相談料:30分5000円+税
    ●面談費用:時間や面談場所への距離に応じて、10万円~20万円+税程度

     

    (5)解雇後のトラブルや懲戒処分後のトラブルに対する対応

    咲くやこの花法律事務所では、解雇した従業員あるいは懲戒処分をした従業員とのトラブルに関する交渉や裁判のご依頼も常時承っています。

    解雇した従業員が不当解雇であるとして復職を求めたり、会社に金銭を請求してくるという場面では、弁護士が従業員との交渉を会社に代わって行います。

    また、懲戒処分をした従業員が不当な懲戒解雇であると主張して、懲戒処分の撤回を求めてくるような場面でも、弁護士が従業員との交渉を会社に代わって行います。

    懲戒処分後のトラブルや解雇後のトラブルでお困りの方は、早めに「咲くやこの花法律事務所」までご相談下さい。

     

    咲くやこの花法律事務所の問題社員対応に強い弁護士による対応費用

    ●初回相談料:30分5000円+税
    ●交渉着手金:20万円~30万円+税程度
    ●裁判時の対応着手金:45万円程度

     

    (6)顧問弁護士サービスによる問題社員対応サポート

    咲くやこの花法律事務所では、問題社員の指導にお困りの企業を継続的にサポートするために、顧問弁護士サービスによるサポートも行っています。

     

    顧問弁護士サービスによるサポートのメリット

     

    • 指導方法や対応についての疑問点をその都度電話やメールで弁護士に相談できる
    • 指導後のトラブルについての対応をいつでも弁護士に電話で相談できる
    • 日報の内容や指導コメント、指導記録票の書き方について弁護士に毎日確認してもらい、助言を得ることができる

     

    問題社員の指導は継続的な取り組みが必要であり、弁護士にいつでも相談できる体制を作ることで、正しい対応を進めていくことが可能です。

     

    咲くやこの花法律事務所の顧問弁護士サービスの費用

    ●スタンダードプラン(月額顧問料5万円/相談時間制限なし)

     

    【プラン内容について】

    • 相談時間の制限がなく、時間を気にせずに、いつでも弁護士に電話やメールでご相談いただくことができます。
    • 契約前に担当弁護士との無料面談で相性をご確認いただくことができます(電話・テレビ電話でのご説明or来所面談)
    • 来所していただかなくても、電話あるいはテレビ電話でお申込みいただけます。

     

    顧問弁護士サービスの開始までの詳しい流れは以下をご参照ください。

    ご相談方法

     

    また、咲くやこの花法律事務所のその他の顧問弁護士プランの詳細や顧問弁護士サービスの実績については以下のページをご参照ください。

    【全国顧問先200社以上】顧問弁護士サービス内容・顧問料・実績について詳しくはこちら

    【大阪の企業様向け】顧問弁護士サービス(法律顧問の顧問契約)について詳しくはこちら

     

    11,問題社員の対応について「咲くやこの花法律事務所」に問い合わせる方法

    問題社員の指導や対応に関する相談は、下記から気軽にお問い合わせください。咲くやこの花法律事務所の労働問題に強い弁護士によるサポート内容については「労働問題に強い弁護士のサポート内容」のページをご覧下さい。

    また、今すぐのお問い合わせは以下の「電話番号(受付時間 9:00〜23:00)」にお電話いただくか、メールフォームによるお問い合わせも受付していますので、お気軽にお問い合わせ下さい。

    【お問い合わせについて】

    ※個人の方からの問い合わせは受付しておりませんので、ご了承下さい。

    「咲くやこの花法律事務所」のお問い合わせページへ。

     

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    記事作成弁護士:西川 暢春
    記事更新日:2019年7月3日

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    • 代表弁護士  西川 暢春
    • 咲くやこの花法律事務所  代表弁護士  西川 暢春

      咲くやこの花法律事務所の代表弁護士。出身地:奈良県。出身大学:東京大学法学部。主な取扱い分野は、「問題社員対応、労務・労働事件(企業側)、病院・クリニック関連、顧問弁護士業務、その他企業法務全般」です。
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    「働き方改革」いよいよスタート!企業がやるべき〈直前〉実務対応

    著者:弁護士 池内 康裕
    発売日:2019年03月05日
    出版社:清文社
    ページ数:52ページ
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