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懲戒委員会(賞罰委員会、懲罰委員会)とは?進め方や議事録について解説

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  • 懲戒委員会(賞罰委員会、懲罰委員会)とは?進め方や議事録について解説
    • 西川 暢春(にしかわ のぶはる)
    • この記事を書いた弁護士

      西川 暢春(にしかわ のぶはる)

      咲くやこの花法律事務所 代表弁護士
    • 出身地:奈良県。出身大学:東京大学法学部。主な取扱い分野は、「問題社員対応、労務・労働事件(企業側)、クレーム対応、債権回収、契約書関連、その他企業法務全般」です。事務所全体で300社以上の企業との顧問契約があり、企業向け顧問弁護士サービスを提供。

    こんにちは。弁護士法人咲くやこの花法律事務所の弁護士西川暢春です。

    職員に懲戒処分を科す際の懲戒委員会の進め方について、悩んでいませんか?

    懲戒委員会とは、企業や大学、医療法人等で職員に対する懲戒処分を審議するために設置される委員会をいいます。賞罰委員会あるいは懲罰委員会と呼ばれていることもあります。これらの委員会を正しく開催することは、職員に対する懲戒処分の効力にもかかわる重要な事柄であり、手続に不備があった結果、懲戒処分が無効と判断される事例も少なくありません。

    以下の事例があります。

     

    判例1:
    東京地方裁判所判決令和2年11月12日

    学校法人が開催した懲戒委員会において、懲戒事案の直接の当事者であった理事が委員長を務めて審議したこと等を理由に、戒告の懲戒処分が無効と判断され、学校法人が損害賠償を命じられた事案

     

    判例2:
    東京地方裁判所決定平成23年1月21日

    企業が行った懲戒解雇処分について、懲戒委員会の審議が適切に行われていないとして、懲戒解雇処分を無効と判断した事案

     

    このような問題が起きないようにするためには、懲戒委員会(賞罰委員会、懲罰委員会)のメンバーを正しく構成したうえで、適切な審議を行い、適切な議事録を残すことが必要です。

    また、懲戒処分については、後日懲戒対象者から訴訟を起こされる可能性があり、そのときは訴訟の場で懲戒委員会(賞罰委員会、懲罰委員会)の手続が適切に行われたかどうかが議論の対象となることを常に意識して進める必要があります。

    この記事では、懲戒委員会(賞罰委員会、懲罰委員会)の進め方や議事録作成時の注意点についてご説明します。

     

    ▼懲戒委員会(賞罰委員会、懲罰委員会)に関して今スグ弁護士に相談したい方は、以下よりお気軽にお問い合わせ下さい。

    【お問い合わせについて】

    ※個人の方からの問い合わせは受付しておりませんので、ご了承下さい。

    「咲くやこの花法律事務所」のお問い合わせページへ。

     

     

    1.懲戒委員会とは?

    懲戒委員会とは、企業や大学、医療法人等で職員に対する懲戒処分を審議するために設置される委員会をいいます。賞罰委員会あるいは懲罰委員会と呼ばれていることもあります。

    就業規則において、懲戒処分は懲戒委員会を開催して審議することが規定されている場合、懲戒委員会を開かずに行った懲戒処分は、訴訟で懲戒処分の効力が争われれば、無効と判断されることが通常です。

     

    2.懲戒委員会規程、賞罰委員会運営規程を確認する

    就業規則で懲戒処分について懲戒委員会や賞罰委員会で審議することが規定されている場合、懲戒委員会規程や賞罰委員会運営規程が設けられていることが多くなっています。

    そのため、委員会を開く際は、まず、規程の内容を確認し、規程に違反しないように進めることが重要です。

    懲戒委員会規程、賞罰委員会運営規程に定められることが多い項目として以下のものがあります。

     

    • (1)委員会の権限や審議事項に関する項目
    • (2)委員会を開催する際の開催通知等の手続に関する項目
    • (3)委員会の構成に関する項目(例:委員長のほか、取締役2名、職員側委員2名等)
    • (4)委員長の権限に関する項目
    • (5)証人や関係者、懲戒対象者の出席や呼び出しに関する項目
    • (6)懲戒対象者に対する弁明の機会の付与の手続に関する項目
    • (7)委員会における決定手続に関する項目(例:委員の4分の3以上の合意により決定等)
    • (8)委員会の議事録の作成に関する項目
    • (9)委員会の決定に対する不服申し立ての手続に関する項目

     

    「弁護士西川暢春からのワンポイント解説」

    懲戒委員会規程や賞罰委員会運営規程に違反して委員会を運営してしまった場合、懲戒処分を無効と判断した裁判例(東京地方裁判所判決 令和2年11月12日等)がある一方、委員会は内部的な機関にすぎないことなどを理由に規程違反があってもただちに懲戒処分の無効に直結するわけではないとした裁判例(東京高等裁判所判決 平成15年2月25日)も存在します。

    いずれにしても、これから委員会を開催する段階では、規程をしっかり読み込み、それに従って進めることが重要です。

     

    3,懲戒委員会の構成(メンバー)を間違わない

    懲戒委員会の構成(メンバー)を間違わない

    委員会を懲戒委員会規程や賞罰委員会運営規程に定められた通りのメンバーで構成することは非常に重要です。

    委員会に参加させるべき委員を誤って参加させなかったり、逆に参加させるべきでない委員を参加させてしまうということがないようにしてください。

    特にトラブルになりやすいのが、懲戒委員会規程や賞罰委員会運営規程で「委員が事案の直接の関係者であるときは審議に加わることはできない」などとされているのに、懲戒事案に直接関係した委員を除外せずに、委員会を進めてしまうケースです。

    規程をよく確認し、除外すべき委員は除外した上で手続を進めることが必要です。

    委員会の構成に間違いがあると、懲戒対象者から懲戒処分の無効を主張される理由になります。

    懲戒の対象となる事実自体は存在することが間違いない場合であっても、それに対する処分を懲戒解雇にするのか、それとも出勤停止や降格にするのかといった懲戒処分の選択については、就業規則上かなりの幅が設けられているのが通常です。

    そのため、規程に従ってメンバーを構成していなかった場合、もし正しい構成のメンバーで審議していれば、別の懲戒処分が選択された可能性があるという主張が成立し得ます。

    事業主としては、そのような主張がされないように、委員会を正しいメンバーで構成することに注意を払う必要があります。

     

    4,弁明の機会の付与は確実に行う

    懲戒処分の手続の中でも、特に重要性が高いのが「弁明の機会の付与」の手続です。

    「弁明の機会の付与」とは、懲戒対象者の言い分を聴く機会を与えるという意味です。

     

    (1)開催通知で弁明書の提出を求める

    最近では、懲戒処分の手続の中で、懲戒対象者にこの弁明の機会の付与がされていなければ、懲戒処分は無効であるとしている裁判例が多いです。

    もし、懲戒委員会の開催通知を送る時点で、まだ弁明の機会を与えていないときは、開催通知の段階で、懲戒対象者に懲戒予定事実を書面で通知し、期限を切って、弁明書の提出を求めることが適切です。

    このような書面での手続をすることで、懲戒対象者に弁明の機会を与えたことが記録上明確になります。

     

    (2)口頭での弁明の機会

    懲戒委員会規程によっては、懲戒委員会の審議中に、懲戒対象者を呼んで口頭で弁明の機会を与えることを定めているケースもあります。

    この場合は、前述の弁明書が提出されていたとしても、改めて口頭での弁明の機会を与えることが必要になります。

    懲戒対象者が後日、懲戒処分について訴訟を起こして争う場面で、この口頭での弁明の機会が十分与えられなかった、時間的に短かったという主張がされることもあります。

    裁判例の中には、懲戒解雇された職員が懲戒委員会での弁明の時間が限定されていた等として、懲戒解雇の無効を主張した事案について、「1時間程度、口頭で弁明も行っており、手続的に相当性を欠くとはいえない」としたものがあり、時間的な目安として参考になります(千葉地方裁判所木更津支部判決 平成30年3月19日)。

     

    5,審議事項を明確にする

    懲戒委員会の審議は、「懲戒対象となる具体的な行為の特定」をしたうえで、「その行為が就業規則のどの懲戒事由に該当するのか」、「対象者に対してどの懲戒処分をすべきなのか」を議論するべきです。

    この3つの区別を常に意識して審議を進めていただくことが必要です。

     

    (1)参考:パワハラの事案の場合の審議事項

    例えば、「行き過ぎた指導により部下の離職が相次ぎ、ハラスメント相談窓口にも複数の職員からハラスメント被害の報告があった」という場面で管理職に対する懲戒処分を審議するケースを例に前述の3つの点をご説明すると次の通りです。

     

    審議事項1:
    懲戒対象となる具体的な行為の特定

    「行き過ぎた指導」があったということですが、具体的に、いつ、どのような経緯で、どのような指導が行われたのか、それによってどのような問題が発生したのかという点を特定することが必要です。

    この点をあいまいにしたまま、「行き過ぎた指導があった」とか「部下が多数離職した」とかいった抽象的な内容のまま、懲戒処分を検討することは、審議の方法として適切ではありません。

     

    審議事項2:
    その行為が就業規則のどの懲戒事由に該当するかの検討

    例えば、自社の就業規則の懲戒事由として「職場内において、優越的な関係を背景とした言動であって、業務上の必要かつ相当な範囲を超えたものにより、就業環境を害する行為を行ったとき」と定められている場合、その1つ1つの文言に該当するのかを丁寧に確認する必要があります。

    懲戒事由とはの意味や定義について、また就業規則の懲戒事由に関しては、以下の記事でも詳しく解説していますので参考にご覧ください。

     

     

    例えば、「就業環境を害する行為」かどうかについては、厚生労働省のパワハラ防止指針で、「社会一般の労働者が就業する上で看過できない程度の支障が生じたと感じるような言動であるかどうかを基準とする」とされています。

    そのため、指導を受けた部下がどう感じたかということを基準に判断するべきではなく、平均的な労働者の感じ方を基準に判断する必要があります。

     

    ▶参考情報:厚生労働省のパワハラ防止指針(正式名:「事業主が職場における優越的関係を背景とした言動に起因する問題に関して雇用管理上講ずべき措置等についての指針」)は以下から御覧ください。

    厚生労働省「職場におけるハラスメントの防止のために(セクシュアルハラスメント/妊娠・出産・育児休業等に関するハラスメント/パワーハラスメント)」

     

    審議事項3:
    どの懲戒処分をすべきなのかの検討

    例えば、自社の就業規則の懲戒事由として「職場内において、優越的な関係を背景とした言動であって、業務上の必要かつ相当な範囲を超えたものにより、就業環境を害する行為を行ったとき」の懲戒処分は、懲戒解雇または出勤停止、もしくは減給とされている場合、本件ではどれを選択するべきかを審議する必要があります。

    また、出勤停止ならその日数、減給処分ならその減給の額について審議する必要があります。

    これらの判断にあたっては、過去に自社が行った懲戒処分の履歴を確認し、過去の処分例ともバランスがとれた公平な処分を選択することが必要です。

    さらに、懲戒対象者が以前に懲戒処分やパワハラについての注意指導を受けたことがあったかどうかや、問題のパワハラ行為の後に懲戒対象者に謝罪や反省の態度が見られるかといった点も踏まえて、適切な懲戒処分を選択する必要があります。

    もし、懲戒対象者が複数名いる場合は、これらの3つの点をそれぞれの懲戒対象者について審議する必要があります。全員を大雑把にまとめて審議することは適切ではありません。

     

    「弁護士西川暢春からのワンポイント解説」
    懲戒処分は重すぎず軽すぎないように適切な処分を選択することが必要です。懲戒処分の種類や選択の基準については以下の記事をご参照ください。

     

    ▶参考情報:懲戒処分とは?種類や選択基準・進め方などを詳しく解説

     

    6,議事録でも3つのポイントを意識する

    議事録でも3つのポイントを意識する

    懲戒委員会や賞罰委員会、懲罰委員会の議事録には、以下の項目を記載します。

     

    • 開会日時
    • 出席者氏名
    • 委員会において懲戒対象者に弁明の機会を与えたときはその弁明の内容
    • 出席者の発言の概要
    • 委員会の結論
    • 結論に至った理由の要旨
    • 閉会日時

     

    (1)議事録のひな形

    議事録のひな形ダウンロードは以下をご参照ください。

     

     

    理由の要旨の部分は、以下の3つのポイントを意識して記載することが必要です。

     

    • 委員会として認定した懲戒対象事実の内容
    • 就業規則の懲戒事由のどれに該当すると判断したのか
    • 結論としてどの懲戒処分が相当と判断したのか

     

    そして、出席者の発言の概要の記載についても、この3つのポイント、つまり、「懲戒対象事実の内容」についての議論なのか、「懲戒事由に該当するかどうか」の議論なのか、それとも「懲戒処分の選択」の議論なのかを意識して、それぞれについて議論されたことがわかるように記載することが必要です。

     

    7,録音を残す必要はない

    懲戒委員会の審議を録音しておいたほうがよいかというご質問をいただくこともあります。

    しかし、結論から言えば、議事録をきちんと作っておけば録音までは必要ありません。

    録音するということになると、懲戒委員会の審議にあたっても、委員は、自分の発言が録音され、将来的に、訴訟等で証拠提出されることや、それが懲戒対象者に聴かれることを意識せざるを得なくなります。

    このように委員が録音を意識して自由に本音で審議ができなくなってしまうということのほうが問題があります。

    もし、議事録作成の便宜のため録音するのであれば、懲戒委員会のメンバーには、議事録作成後は録音は削除することや、録音を議事録作成者以外が聴くことはないことを伝えたうえで録音するべきでしょう。

     

    8,関係する法律について

    一般の民間事業者に懲戒委員会等の設置を義務付けた法律はありません。

    そのため、就業規則あるいは、労働組合との労働協約で懲戒委員会等における審議が義務付けられていない場合は、懲戒処分を行う際に懲戒委員会等で審議する必要はありません。

     

    (1)懲戒委員会を開催する必要性について

    このように考えると、特に就業規則で懲戒委員会における審議を義務付けているケースでは、就業規則を変更して、懲戒委員会についての規定を削除するということも検討の余地があります。

    しかし、懲戒委員会で審議することは法律上の義務ではありませんが、無意味なことではありません。

    懲戒委員会を設けることにより、以下の効果を期待することができます。

     

    ・事業主にとって重大なリスクにもなりうる懲戒処分の場面で、多数の委員が関与して多面的に議論したうえで決定することで、慎重な決定ができる。証拠が不十分な懲戒処分や、事案の内容と比較して重すぎる懲戒処分をしてしまい、後日の訴訟で懲戒処分が無効と判断される危険を減らすことができる

     

    ・懲戒対象者としても弁明の機会が与えられ、多面的に議論されて懲戒処分が決定されたということにより、一定の納得感が得られる。そのことにより、懲戒対象者が懲戒の無効を主張して訴訟等を起こすリスクを減らすことができる。

     

    ・特に戒告処分譴責処分訓告処分といった比較的軽い懲戒処分をする場合、懲戒対象者としても事態を軽く受け止めてしまう恐れがある。懲戒委員会を開催し、多数の委員により審議して結論を出すことで、懲戒処分の手続に重みをつけ、懲戒対象者に対して処分を重いものとして受け止めさせ、反省を促すことができる。

     

    9,懲戒委員会の運営を弁護士に相談すべき理由

    懲戒対象者が懲戒処分を不当として、懲戒処分の無効の確認や、懲戒処分によって受けた損害の賠償を求めて、事業主に対して訴訟を提起することがあります。

    特に諭旨解雇や懲戒解雇など解雇を伴う処分をした場合、訴訟で事業主側が敗訴すると、事業主は懲戒対象者に対する多額の支払いを命じられたうえ、懲戒対象者を復職させることが命じられることになりますので、事業主側のリスクは非常に大きいといえます。

     

    ▶参考情報:諭旨解雇や懲戒解雇については以下をご参照ください。

    諭旨解雇(諭旨退職)とは?わかりやすく解説

    懲戒解雇とは?6つの事例とリスクや進め方、手続きなどを解説

     

    そして、就業規則上、懲戒委員会での審議が義務付けられている場合、懲戒処分についての訴訟でも、ほとんどの場合、懲戒委員会の議事録を証拠として提出することになりますし、委員会での審議に不備がなかったかどうかが訴訟で議論の対象とされます。

    そのため、懲戒委員会での審議や議事録の作成については、懲戒処分の手続に精通した弁護士のサポートを受けながら行うことが必要です。

    参考情報として、企業が弁護士に懲戒処分について相談すべき理由についてを以下の記事で詳しく解説していますので、ご覧ください。

     

     

    10,咲くやこの花法律事務所の弁護士なら「こんなサポートができます」

    咲くやこの花法律事務の弁護士によるサポート内容

    最後に懲戒委員会の手続について、咲くこの花法律事務所が事業主向けに提供しているサポート内容をご説明します。

     

    (1)懲戒委員会の手続についてのご相談、その他懲戒手続全般についてのご相談

    咲くやこの花法律事務所では、懲戒委員会の手続についてのご相談を弁護士が事業主側の立場でお受けし、サポートしています。

    懲戒委員会規程を確認のうえ、規定に従って委員会の手続を進められるように、また、不備のない議事録が作成できるようにサポートします。

    あわせて、以下の点についてもご相談をお受けします。

     

    • 懲戒事由の調査や証拠の確保についてのご相談
    • 懲戒処分の選択についてのご相談
    • 懲戒処分後のトラブルについてのご相談

     

    自己流で進めてしまい、懲戒処分の手続や選択する懲戒処分の種類を誤ると、あとからリカバリーすることは簡単ではありません。

    懲戒処分を検討しなければならない事態が生じた場合は、その最初の段階から弁護士にご相談いただくことをおすすめします。

     

    咲くやこの花法律事務所の労務管理に精通した弁護士へのご相談費用例

    ●30分5000円+税(顧問契約の場合は無料)

     

    (2)懲戒委員会への立ち合いのご依頼

    咲くやこの花法律事務所では、弁護士が懲戒委員会の場に出席して、進行を助言してほしいというご依頼にも対応しています。

    弁護士が懲戒委員会の場で、進行方法を助言することで、進行についてイレギュラーな事態が起こった時も、法的に正しい対応をし、不備なく手続を進めることができます。

     

    咲くやこの花法律事務所の労務管理に精通した弁護士への立合依頼費用例

    ●10万円+税~

     

    11,「咲くやこの花法律事務所」の弁護士に問い合わせる方法

    懲戒委員会の手続に関するご相談などは、下記から気軽にお問い合わせください。今すぐのお問い合わせは以下の「電話番号(受付時間 9:00〜23:00)」にお電話いただくか、メールフォームによるお問い合わせも受付していますので、お気軽にお問い合わせ下さい。

    【お問い合わせについて】

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    記事作成日:2021年10月26日
    記事作成弁護士:西川 暢春

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    西川 暢春(にしかわ のぶはる)
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    「問題社員トラブル円満解決の実践的手法」〜訴訟発展リスクを9割減らせる退職勧奨の進め方

    著者:弁護士 西川 暢春
    発売日:2021年10月19日
    出版社:株式会社日本法令
    ページ数:416ページ
    価格:3,080円

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