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訓告とは?処分の内容についてわかりやすく解説

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  • 訓告とは?処分の内容についてわかりやすく解説
    • 西川 暢春(にしかわ のぶはる)
    • この記事を書いた弁護士

      西川 暢春(にしかわ のぶはる)

      咲くやこの花法律事務所 代表弁護士
    • 出身地:奈良県。出身大学:東京大学法学部。主な取扱い分野は、「問題社員対応、労務・労働事件(企業側)、クレーム対応、債権回収、契約書関連、その他企業法務全般」です。事務所全体で300社以上の企業との顧問契約があり、企業向け顧問弁護士サービスを提供。

    こんにちは。咲くやこの花法律事務所の弁護士西川暢春です。

    懲戒処分の訓告処分について、わからないことがあり、悩んでいませんか?

    訓告は、会社が従業員に対して書面で厳重注意する懲戒処分です。就業規則において、最も軽い懲戒処分として定められることが多くなっています。また、学校法人でも、就業規則において、職員に対する最も軽い懲戒処分として訓告処分の規定をおくケースが多いです。一方、公務員については、懲戒処分に至らない軽微な非違行為に対する処分として訓告の規定が設けられることが多くなっています。

    会社によっては訓告処分を受けた従業員について、賞与を減額したり、昇給の査定において不利益に考慮することがあります。

    そのため、訓告処分を受けた従業員から、処分の撤回を求めて、訴訟を起こされるケースがあります。

    十分な理由がない訓告処分や正しい手続を踏まないでした訓告処分は、以下のように裁判所で無効と判断されています。

     

    事例1:
    東京地方裁判所立川支部判決平成25年3月21日

    学校が教員に対して、行事の際に通学路に立つことを内容とする「立ち番業務」の指示を行い、この指示に従わなかった教員に対して行った訓告処分が無効とされた事案

     

    事例2:
    東京高等裁判所判決平成8年11月19日

    会社の事務室内に無断で立ち入り、退去勧告に従わなかったことを理由とする訓告処分が無効とされた事案

     

    事例3:
    京都地方裁判所判決平成15年8月22日

    直属の部下が大麻取締法違反で逮捕されたことについて上司としての監督義務違反があるとして行われた訓告処分が無効とされた事案

     

    このように会社が行った訓告処分が後日裁判所で無効と判断されると、会社の労務管理が裁判所によって否定されたことになってしまいます。

    これでは、問題を起こした従業員に対してはもちろん、他の従業員に対しても示しがつかず、企業の秩序維持にとっても大きなマイナスとなってしまいます。

    この記事では、訓告の内容や意味、戒告や厳重注意との違い、訓告処分をした場合の退職金の扱いなどについてご説明したうえで、企業が従業員に対して訓告処分を行う上での注意点についても解説します。

     

    「弁護士西川暢春からのワンポイント解説」

    前述の3つの事例からもわかるとおり、訓告処分については、従業員との訴訟トラブルに発展することがあり、また、訓告処分を受けた従業員が外部の労働組合に加入し、団体交渉を申し入れて処分の撤回を要求するといったトラブルもみられます。

    訓告処分は十分な証拠を確保したうえで、正しい手続で行うことが必要です。訓告処分をする際は、自己判断ですすめず、必ず労働問題に強い弁護士に事前にご相談いただきますようにお願いいたします。

     

    ▶参考情報:咲くやこの花法律事務所の問題社員対応についての解決実績はこちらをご覧ください。

     

    ▶訓告に関して今スグ弁護士に相談したい方は、以下よりお気軽にお問い合わせ下さい。

    【お問い合わせについて】

    ※個人の方からの問い合わせは受付しておりませんので、ご了承下さい。

    「咲くやこの花法律事務所」のお問い合わせページへ。

    また労働問題に強い顧問弁護士をお探しの方は、以下を参考にご覧下さい。

    【全国顧問先300社以上】顧問弁護士サービス内容・顧問料・実績について詳しくはこちら

    【大阪の企業様向け】顧問弁護士サービス(法律顧問の顧問契約)について詳しくはこちら

     

     

    1,訓告とは?処分の意味について解説

    訓告は、企業や学校法人が従業員に対して文書で厳重注意する懲戒処分です。

     

     

    多くの企業で最も軽い懲戒処分として、定められています。

    企業によっては厳重注意するだけなく、訓告処分の対象者に始末書の提出を義務付けているケースもあります。

    訓告処分の内容として始末書の提出を含むかどうかについては、自社の就業規則の懲戒処分の内容に関する規定を確認することが必要です。

    また、企業によっては訓告処分を受けた対象者の定期昇給を停止する内容の就業規則を定めているケースもあります。

     

    (1)戒告や厳重注意、訓戒との違い

    多くの会社では、就業規則において、軽い順から以下の内容で懲戒処分を定めています。

     

     

    戒告、厳重注意、訓戒、訓告はいずれも企業における最も軽い懲戒処分を指すことが多く、企業による名称の違いであって、内容面での違いはないと考えて差し支えありません。

     

    ▶参考情報:【動画で解説】西川弁護士が「戒告の懲戒処分の注意点と進め方」を詳しく解説中!

     

    ただし、一部の企業では、「訓告」の処分を「戒告」よりも軽い懲戒処分と位置づけている例があります。

    一方、一般職の国家公務員については、「戒告」は懲戒処分とされるのに対し、「訓告」や「厳重注意」は懲戒処分にまで至らない軽微な事項についての処分とされています。

    国家公務員の懲戒処分については、以下の人事院規則をご参照ください。

     

     

    2,訓告処分が適法とされた裁判事例

    訓告処分が適法とされた裁判事例

    冒頭では訓告処分が無効と判断された裁判例をご紹介しましたが、訓告処分が適法とされた事例としては以下のものがあります。

     

    (1)勤務中の酒臭を理由とする訓告処分の事例

    勤務中の酒臭を理由とする訓告処分が適法とされた事例として、東京地方裁判所判決平成23年1月28日があります。

     

    事案の概要

    この事案は、JR東日本の助役が「管理者として乗務員を指導する立場にあったにもかかわらず、前日深夜まで飲酒したことを原因として複数の職員から酒臭を指摘された上、帰宅するように指示を受けたこと」について、訓告処分を受けた事案です。

    この助役は、いったんは、酒臭の指摘を認め、反省の書面を会社に提出しましたが、その後、訓告処分を受け、他社への出向を命じられたことをきっかけに、態度をひるがえし、酒気帯びの事実はなかったと主張して、JR東日本に対して、訓告処分の無効の確認を求める訴訟を起こしています。

     

    裁判所の判断

    本件で、裁判所は、助役自身が訓告処分を受ける前に、反省の書面を提出していたことなどを踏まえて、懲戒処分の根拠となった複数の職員からの酒臭の指摘の事実を認め、訓告処分を有効であると判断しました。

     

    このように、いったん、従業員が問題とされている事実関係を認めても、後になってそれをひるがえすことは珍しくありません。

    訓告処分の対象となる事実を本人が認めたときは、必ず、始末書等の書面を提出させ、本人が事実を認めたことを証拠化しておくことが必要です。

    始末書については以下の記事で解説していますので併せてご参照ください。

     

     

    (2)セクハラに対する訓告処分の事例

    セクハラを理由とする訓告処分が適法とされた事例としては、東京地方裁判所判決平成19年7月10日があります。

     

    事案の概要

    この事案は、女性職員が明示的に拒絶したにもかかわらず、執拗に交際要求を繰り返し、つきまとうなどの問題があった男性職員について、金融公庫が行った訓告処分について訴訟が起こされた事例です。

    男性職員は、執拗な交際要求やつきまとい行為の事実はないとして、訓告処分の無効を主張し、金融公庫に訴訟を起こしました。

     

    裁判所の判断

    裁判所は、この男性職員の上司だった支店長の証言などを根拠に、執拗な交際要求やつきまとい行為はあったと判断し、訓告処分を有効と判断しています。

     

    この事例のように、ハラスメントを理由とする訓告処分について、処分を受けた従業員が、ハラスメントの事実がないことを主張したり、あるいは事実は認めてもハラスメントに該当しないという主張をして、処分の撤回を求めることがあります。

    そのため、訓告処分をする際は、ハラスメントの事実について十分な調査を行い、証拠を確保しておくこと、ハラスメントに該当するかどうかの判断について弁護士の意見を聴いて確認しておくことが必要です。

    ハラスメントの調査については、以下で詳しく解説していますのでご参照ください。

     

     

    3,処分を進める際の流れと注意点

    訓告処分を進める際は、あとで訓告処分が無効と判断されることがないように、十分な証拠を確保したうえで、適切な手続を踏んで行うことが非常に重要です。

    以下で具体的な進め方をご説明したいと思います。

     

    (1)事実関係の調査を行う

    懲戒処分にあたっては、まず事実関係の調査をしっかりと行うことが必要です。

     

    参考例:
    ハラスメントの場合

    例えば、ハラスメントがあり、加害者に対して、懲戒処分を検討する必要がある時は、被害者や目撃者から十分な聴き取り調査をおこなったうえで、聴き取り内容を整理した書面に被害者や目撃者の署名捺印をもらうことで、証拠化することが必要です。

    そのうえで、処分対象者(加害者)からも事情聴取を行いますが、事情聴取の中で、ハラスメントの事実を認めさせることがベストです。

    処分対象者がハラスメントの事実を認めたときは、その内容の詳細について、書面にまとめ、処分対象者の署名捺印をもらうことで証拠として確保しておく必要があります。

     

    参考例:
    遅刻や欠勤など勤怠不良の場合

    また、別の例として、遅刻や欠勤など勤怠不良の問題について懲戒処分を検討する際は、これらの事実自体はタイムカードで立証できることが多いです。

    しかし、そうであっても、遅刻や欠勤の事情について、本人に事情を聴く聞き取り調査を行い、前述の通り、その内容を書面化することが必要です。

     

    (2)就業規則を確認する

    事実関係の調査の結果、懲戒処分に該当する事実があるときは、自社の就業規則を確認する必要があります。

    その際、以下の点に注意してください。

     

    1,訓告処分の定めがあるか

    まずは、自社の就業規則に「訓告処分」という処分が定められているかどうかを確認する必要があります。

    例えば、就業規則に、減給処分や出勤停止処分が定められていても訓告処分が定められていない場合は、従業員に訓告処分を科すことはできません。

    会社は就業規則に定められている種類の懲戒処分しか行うことはできませんので、「訓告処分」の定めがない場合は、別の処分を検討する必要があります。

     

    2,訓告処分の事由に該当するか

    次に、懲戒処分を検討している内容が、就業規則で訓告処分に該当する事由として記載されているかどうかを確認することが必要です。

    例えば、部下に対するパワハラの問題があった管理職に訓告処分をしようとする場合は、就業規則でパワハラが訓告処分の対象として定められているかを確認する必要があります。

    判例上、会社は、就業規則で定められた懲戒事由に該当する場合にのみ、懲戒処分を従業員に科すことができるとされています(最高裁判所判決平成15年10月10日 フジ興産事件)。

    そのため、訓告処分に該当する事由として就業規則に記載されてない事項については訓告処分を行うことができません。

     

     

    3,訓告処分の内容を確認する

    就業規則での訓告処分の内容の定め方として、始末書の提出を求める内容で定められているケースと、そうはなっておらず厳重注意のみが内容とされているケースがあります。

    自社の就業規則で訓告処分の内容がどのように定められているかを確認する必要があります。

     

    4,懲戒処分の手続きについて確認する

    就業規則において、懲戒処分をする場合に、懲戒委員会を開催して審議するなどの手続が定められているケースがあります。

    また、労働組合がある会社では、労働協約において、懲戒処分をする場合は労働組合と事前に協議する旨の定めがされているケースがあります。

    このような手続が定められている場合、その通りに手続をすすめなければ、訓告処分が無効となる可能性がありますので注意が必要です。

     

    (3)弁明の機会を付与する

    懲戒処分をする際は、懲戒対象者に対して、どのような事実について懲戒処分を予定しているかを告げたうえで、懲戒対象者の弁明(言い分)を聴くことが必要です。

    懲戒対象者について、懲戒処分を予定している事実を記載した「弁明通知書」を交付し、期限を設定して、「弁明書」を提出するように求めてください。

    「弁明通知書」や「弁明書」のひな形は以下をご参照ください。

     

     

    (4)処分の可否を検討する

    懲戒対象者の弁明の内容を踏まえたうえで、訓告処分をすることが法的に問題がないかの最終の確認をすることが必要です。

    特に以下の点に注意する必要があります。

     

    ・対象者が懲戒事由の存在を認めていない場合は、懲戒対象事実について十分な証拠があるかどうかを特に慎重に確認することが必要です。

     

    ・訓告処分が重すぎないかどうかについての検討が必要です。

    口頭での注意でとどめるべきことについて訓告処分をすることは、重すぎる懲戒処分として、裁判所で無効と判断されることがあります。

     

    ・過去の自社の処分事例を確認することも必要です。

    過去には自社で懲戒処分まで科していなかった問題について、訓告処分をすることは、過去の対応との公平性の観点から、裁判所で訓告処分が無効と判断される理由になり得ます。

    過去に懲戒処分を科していなかった行為について今後は懲戒処分の対象とするという場合は、従業員全員に対してその旨を通知して注意喚起する必要があり、その後に行われた行為についてのみ懲戒処分の対象となりうると考える必要があります。

     

    (5)訓告書を交付する

    訓告処分は必ず、書面にして、原本を本人に交付しましょう。

    メールで送るなどすることは、会社の懲戒処分が軽くみられる理由になりかねませんので、避けるべきです。

     

    4,訓告書の例文と様式

    訓告処分をする際は、「訓告書」を作成して、対象者に交付します。

    訓告書における訓告処分の文例は以下のようなものになります。

     

    訓告書の例文

    訓告書の例文と様式のサンプル画像

     

     

    上記の文例のように、「懲戒処分の種類」として、訓告処分を科すことを記載したうえで、「処分事由」として、処分の対象となる事実を正確かつ具体的に明記することが必要です。

    訓告処分の効力が争われる場合、訓告書に記載された「処分事由」の有無も争われますので、証拠により裏付けられた事実のみを、「処分事由」として書くことを意識する必要があります。

    そして、就業規則において訓告処分の内容として始末書を提出させることが定められている場合は、提出期限を明記して始末書の提出を命じる記載をすることが必要です。

     

    5,訓告処分の結果、退職金が減るケースもある

    訓告処分を受けたことは退職金の減額事由や不支給の事由にはならないことが通常です。

    ただし、一部の企業では、訓告処分を受けた場合に定期昇給が停止される制度を設けています。定期昇給が停止された結果、昇給が遅れ、それが退職金の額に影響することがあります。

    訓告処分を受けた場合に、定期昇給が停止する制度を採用している会社では、訓告処分を受けた場合の本人の不利益が大きいため、該当する懲戒事由がそのような不利益に相応しい重大なものかどうかを慎重に検討することが必要です。

    以上、訓告処分についてご説明しました。

     

    6,問題社員対応に関する咲くやこの花法律事務所の解決実績

    ここからは、咲くやこの花法律事務所の問題社員対応に関する解決実績やサポート内容をご紹介したいと思います。

    咲くやこの花法律事務所では、問題社員対応に関して多くの企業からご相談を受け、サポートを行ってきました。

    咲くやこの花法律事務所の実績の一部を以下でご紹介していますのでご参照ください。

     

    業務に支障を生じさせるようになった従業員について、弁護士が介入して規律をただし、退職をしてもらった事例

    不正をした従業員について、弁護士が責任追及をし、退職してもらった事案

    成績・協調性に問題がある従業員を解雇したところ、従業員側弁護士から不当解雇の主張があったが、交渉により金銭支払いなしで退職による解決をした事例

     

    7,咲くやこの花法律事務所の弁護士なら「こんなサポートができます!」

    咲くやこの花法律事務の弁護士によるサポート内容

    咲くやこの花法律事務所では、問題社員への具体的な対応方法や問題社員に対する懲戒処分について、企業側からのご相談をお受けし、以下のサポートを提供しております。

     

    (1)訓告処分に関する事前相談

    会社や学校法人が従業員や職員に対して訓告処分をする場合、処分をめぐって、従業員と労務トラブルに至ることは少なくありません。

    処分の撤回を求めて、外部の労働組合に加入した従業員が団体交渉を申し入れたり、会社に対して訴訟が起こされたりする可能性があります。

    訓告処分を科すときは、後日、このようなトラブルになっても対応できるように、まず、処分の理由について十分な証拠を確保しておくことが重要です。

    さらに、訓告処分を科すまでの手続についても、十分注意して、正しく進めることが必要です。

    会社の担当者だけで、証拠の収集や懲戒処分の手続を正しく行うことは難しいことが多いため、処分を行う前に専門家である弁護士に相談していただくことが不可欠です。

    咲くやこの花法律事務所では、労務トラブルに強い弁護士が、懲戒処分に関する事前相談を承り、個別の事情に応じて適切な処分の内容や行うべき手続の手順、確保しておくべき証拠等について具体的にアドバイスします。

    処分をした後で、ご相談いただいても対応が難しいケースもあり、弁護士に相談せずに処分を行った結果、外部の労働組合などから抗議されて、処分を撤回せざるを得ない事態になることもありますので、事前にご相談ください。

     

    咲くやこの花法律事務所の労務トラブルに強い弁護士への相談料の例

    ●初回相談料:30分5000円+税

     

    (2)訓告処分後のトラブルへの対応

    咲くやこの花法律事務所では、訓告処分の後に従業員とトラブルになり、裁判を起こされた場合の対応や、外部の労働組合から団体交渉を申し入れられた場合の対応についても多くの実績があります。

    裁判所で訓告処分が無効と判断されたり、団体交渉で訓告処分を撤回する事態に至ると、社内の規律を維持できません。

    裁判や団体交渉に発展してしまった場合でも、懲戒処分に関するトラブルに精通した弁護士に相談しながらベストな解決をする必要があります。

    処分に関するトラブルが生じたときは、咲くやこの花法律事務所に対応をご相談ください。労務トラブルに強い弁護士が迅速に対応し、適切な解決を実現します。

     

    咲くやこの花法律事務所の労務トラブルに強い弁護士による弁護士費用例

    ●初回相談料:30分5000円+税

     

    8,「咲くやこの花法律事務所」の弁護士に問い合わせる方法

    問題社員の対応でお困りの企業様は、下記から気軽にお問い合わせください。咲くやこの花法律事務所の労働問題に強い弁護士がサポートさせていただきます。

    今すぐのお問い合わせは以下の「電話番号(受付時間 9:00〜23:00)」にお電話いただくか、メールフォームによるお問い合わせも受付していますので、お気軽にお問い合わせ下さい。

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    記事作成弁護士:西川暢春
    記事作成日:2021年05月05日

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    「問題社員トラブル円満解決の実践的手法」〜訴訟発展リスクを9割減らせる退職勧奨の進め方

    著者:弁護士 西川 暢春
    発売日:2021年10月19日
    出版社:株式会社日本法令
    ページ数:416ページ
    価格:3,080円

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