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戒告書・譴責処分通知書について。書式・書き方と注意点を解説

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  • 戒告書・譴責処分通知書について

    従業員に対し戒告処分や譴責処分をする場合、具体的な書類の書き方や通知方法はどうすればよいのでしょうか?

    戒告処分や譴責処分については後日裁判になるケースや、処分を受けた従業員が外部の労働組合に加入して撤回を求めてくるケースが増えています。

    書類の書き方や通知方法にも重要なポイントがあります。

    トラブルにならないように戒告書や譴責処分通知書について、正しい書き方、通知の仕方を必ずおさえておいてください。

     

    それでは見ていきましょう。

     

    ▼参考:戒告や譴責に関連して、こちらも合わせて確認してください。

    従業員に対する懲戒処分の基本ルールと処分の種類について

    降格処分について。会社側の立場で注意点を解説。

    ▼戒告や譴責について今スグ弁護士に相談したい方は、以下よりお気軽にお問い合わせ下さい。

    「咲くやこの花法律事務所」のお問い合わせページへ。

     

    この記事を読めばわかること。

    最初にこの記事を読めばわかることを一覧でご紹介しておきます。

    気になる項目は記事内の詳しい解説をご覧下さい。

    ●戒告処分、譴責処分の意味がわかります。
    ●戒告書、譴責処分通知書の正しい書き方がわかります。
    ●戒告書、譴責処分通知書の書式と文例を紹介しています。
    ●戒告処分、譴責処分の通知方法
    ●戒告や譴責を行う際の重要な3つの注意点がわかります。
    ●咲くやこの花法律事務所なら「戒告、譴責等の懲戒処分について、こんなサポートができます!」
    ●戒告や譴責について「咲くやこの花法律事務所」の弁護士に問い合わせする方法
    ●戒告や譴責についてお役立ち情報も配信中!無料メルマガ登録について
    ●戒告や譴責に関連する懲戒処分のお役立ち情報

     

    それでは、最初に「戒告処分、譴責処分とは?」について詳しくみていきましょう。

     

    1,戒告処分、譴責処分とは?

    まず、最初に、「戒告処分」や「譴責処分」の意味を簡単に確認しておきましょう。

    「戒告処分」や「譴責処分」は従業員を文書で注意する懲戒処分です。

    多くの会社で、最も軽い懲戒処分として定められています。

    「戒告」と「譴責」の違いについては、「戒告」は始末書を提出させない処分、「譴責」は始末書を提出させる処分と説明されることが多いです。

    しかし、実際には、「戒告」であっても始末書を提出させていることもあり、2つの処分に意味の違いはないと考えてさしつかえありません。

    就業規則のある会社では、就業規則で、懲戒処分の種類が定められているはずです。そこに「戒告」とあれば戒告処分という用語を使用し、「譴責」とあれば譴責処分という用語を使用するという使い分けで問題ありません。

     

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    2,戒告書、譴責処分通知書の書き方

    それでは、本題である戒告書、譴責処分通知書の書き方についてみていきましょう。

    (1)書く前にまず就業規則を確認

    戒告処分や譴責処分は就業規則のルールにのっとって行う必要があります。

    そのため、戒告書や譴責処分通知書を書く前にまずは自社の就業規則の懲戒に関する項目を見て、就業規則上のルールを確認することが必要です。

    就業規則の確認のポイントは次の2つです。

    1,戒告や譴責の理由に該当するかを確認する

    まず、その従業員が起こした問題が、就業規則上の戒告や譴責の理由に該当するかを確認することが必要です。

    例えば、遅刻を繰り返しているという問題で従業員に戒告処分を行う場合は、それが就業規則で戒告処分の理由としてあがっているかを確認する必要があります。

    就業規則に戒告や譴責の理由として記載されていない項目については、戒告処分や譴責処分はできません(最高裁判所平成15年10月10日判決)。

    例えば、厚生労働省のモデル就業規則では、譴責処分の理由について以下のとおり定められています。

     

    参考:厚生労働省のモデル就業規則はこちらをご覧下さい。

     

    自社の就業規則の該当部分を確認しましょう。

     

    ▶参考:

    (懲戒の事由)
    第64条  労働者が次のいずれかに該当するときは、情状に応じ、けん責、減給又は出勤停止とする。
    ① 正当な理由なく無断欠勤が   日以上に及ぶとき。
    ② 正当な理由なくしばしば欠勤、遅刻、早退をしたとき。
    ③ 過失により会社に損害を与えたとき。
    ④ 素行不良で社内の秩序及び風紀を乱したとき。
    ⑤ 第11条、第12条、第13条、第14条、第15条に違反したとき。
    ⑥ その他この規則に違反し又は前各号に準ずる不都合な行為があったとき。

     

    そして、就業規則に戒告や譴責の理由として記載されていない項目については、戒告処分や譴責処分はできません。

    これは、懲戒処分は就業規則に記載されている項目についてしかできないという判例上のルールがあるためです。就業規則に記載されていない項目について戒告処分や譴責処分をしても法的には無効と判断されてしまいます。

    このような場合、厳重注意などとして文書で指導することにとどめることが適切です。

    そして、今後に備えて就業規則に適切な懲戒事由を定める就業規則変更を行っておきましょう。

    2,処分の内容を確認する

    次に、就業規則で戒告処分や譴責処分の内容がどう定められているかを確認しましょう。

    特に重要になるのは、戒告処分や譴責処分の際に、処分を受けた従業員が始末書を提出しなければならない内容になっているかを確認することです。

    例えば、厚生労働省のモデル就業規則では、以下のように、譴責処分の場合は、始末書を提出させることになっています。

     

    参考:

    (懲戒の種類)
    第63条  会社は、労働者が次条のいずれかに該当する場合は、その情状に応じ、次の区分により懲戒を行う。
    ①けん責  始末書を提出させて将来を戒める。
    (以下略)

     

    このように始末書の提出が就業規則で記載されている場合、譴責処分通知書の内容は、「あなたを〇〇の理由で譴責処分とするから●月●日までに始末書を提出して下さい。」という内容にするべきです。

    一方、始末書の提出が就業規則に記載されていない場合は、「あなたを〇〇の理由で譴責処分とするから、今後十分注意して職務にあたってください。」という内容にするべきです。

    さらに加えて、「●月●日までに今回のような問題を繰り返さないことを誓約する誓約書を提出して下さい。」という内容にしてもよいでしょう。

    (2)書式と文例

    戒告書・譴責処分通知書には以下の項目を記載します。

    ●従業員名
    ●社名、代表者名
    ●処分日
    ●戒告処分または譴責処分とする旨
    ●処分の理由
    ●就業規則上の根拠条文
    ●始末書や誓約書を提出するべき場合は、その旨及び提出期限

     

    具体的な書式と文例は以下を参考にしてください。

     

     

    ▼戒告や譴責について今スグ弁護士に相談したい方は、以下よりお気軽にお問い合わせ下さい。

    「咲くやこの花法律事務所」のお問い合わせページへ。

     

    3,戒告処分、譴責処分の通知方法

    戒告処分、譴責処分は、戒告書や譴責処分通知書を本人に交付することにより通知します。

    本人に手渡す場合は、事前にコピーをとっておき、そこに「●●年●●月●●日に原本を受領しました。」と本人に記載させ、署名と受領印をもらっておきましょう。

    一方、本人が出勤しておらず手渡しが難しい場合は郵送することになります。本人が受領したことを後日証明できるようにするためには内容証明郵便で送付することが適切です。

    内容証明郵便については詳しくは以下の記事をご参照ください。

    内容証明郵便の書き方、出し方、効力について弁護士が解説!

    ただし、内容証明郵便は書式が決まっており、資料を同封することはできません。

    そのため、内容証明郵便で「あなたを●●年●●月●●日付で戒告処分としました。戒告書を郵送しましたので確認してください。」と通知したうえで、戒告書自体は普通郵便で送る方法を採用することも可能です。

     

    ▼戒告や譴責について今スグ弁護士に相談したい方は、以下よりお気軽にお問い合わせ下さい。

    「咲くやこの花法律事務所」のお問い合わせページへ。

     

    4,戒告や譴責を行う際の重要な3つの注意点

    ここまで、主に書類の書き方についてご説明しましたが、戒告処分や譴責処分を行う際にはそのほかにも重要な注意点があります。

    以下で特に重要な3つの注意点をご説明します。

    (1)誹謗中傷を理由とする譴責では経緯を十分確認する

    会社に対する誹謗中傷を理由に譴責処分をするケースでは、誹謗中傷に至る経緯において会社に非難されるべきことがないかを確認することが必要です。

    この点については以下の裁判例があります。

    事例1:
    会社に批判的なメール送信に対する譴責処分

    (東京地裁平成25年 1月22日判決)

    事案の概要:

    契約社員が他の非正規社員13名に対して、「会社から雇用終了の話があっても応じる必要がない」などという内容を記載したメールを送ったことに対して会社が譴責処分をした事案

    裁判所の判断:

    譴責処分を無効と判断しました。

    判断の理由:

    裁判所は、契約社員の雇用終了に関する会社側の説明内容に問題があったことを指摘しました。そして、契約社員が会社に批判的なメールを送ったことは会社側の説明内容に問題があったことが関連しているとして、会社が譴責処分をしたことは不当であるとしています。

     

    この事例からもわかるように、会社に対する批判、誹謗中傷行為に対して戒告、譴責などの処分をする際には、批判や誹謗中傷に至った経緯を十分確認することが必要です。

    (2)就業規則上の譴責事由にあたるかについては慎重な検討が必要

    次に、就業規則の戒告事由あるいは譴責事由にあたるかどうかについては慎重に検討しましょう。

    以下のような裁判例があります。

    事例2:
    職歴詐称に対する譴責処分

    (東京高等裁判所平成2年7月19日判決)

    事案の概要:

    バス会社で、運転手が過去の勤務先での解雇歴を秘匿して採用されていたことが発覚し、これを職歴詐称として会社が譴責処分を行った事案

    裁判所の判断:

    譴責処分は無効と判断し、会社に10万円の慰謝料の支払いを命じました。

    判断の理由:

    裁判所は、会社の就業規則で職歴詐称は懲戒解雇、出勤停止、減給または格下げの懲戒処分理由として定められており、譴責処分の理由としては定められていないから、会社は譴責処分を行うことはできないと判断しました。

     

    この事案では、職歴詐称自体は事実であり、明らかに本人が悪いケースです。しかも、職歴詐称は懲戒解雇などの理由としては就業規則にあげられていました。

    それでも、就業規則上、譴責処分の理由に該当しないからという理由で慰謝料まで命じられている点に注意が必要です。

    (3)規則違反を理由とする譴責の際は規則の合理性の検討が必要

    就業規則その他の規則に違反したことを理由に譴責処分をする際には、規則自体が不合理であると裁判所で主張された場合に、どのような裁判所の判断が予想されるかを検討して対応することが必要です。

    以下のような裁判例があります。

    事例3:
    規則違反を理由とする譴責処分

    (山口地方裁判所下関支部昭和55年9月22日判決)

    事案の概要:

    マイカーで通勤して工場の構内に乗り入れる際は任意保険の加入を義務付ける規定を定めていた会社において、再三制止されたにもかかわらずこの規定に違反して任意保険に加入せずに工場構内に乗り入れたことを理由とする譴責処分をした事案

    裁判所の判断:

    裁判所は処分は無効と判断しました。

    判断の理由:

    裁判所は、通勤とはいえ任意保険に加入するかどうかは私生活上の事項であり会社が強制することはできないとして、譴責処分を無効と判断しました。

     

    規則違反を理由とする譴責処分であっても、必ずしも有効とされるとは限りません。慎重な検討が必要です。

     

    ▼戒告や譴責について今スグ弁護士に相談したい方は、以下よりお気軽にお問い合わせ下さい。

    「咲くやこの花法律事務所」のお問い合わせページへ。

     

    5,まとめ

    今回は、戒告書や譴責処分通知書の書き方についてご説明したうえで、戒告処分、譴責処分を行う際に重要となる3つの注意点をご説明しました。

    戒告や譴責は、減給などとは違い、従業員に対してすぐに経済的な不利益を課すものではありません。しかし、それでも、会社がした戒告処分や譴責処分が無効であるとして従業員が外部の労働組合に加入して撤回を要求したり、裁判を起こして無効を主張するということが増えています。

    そもそも戒告処分や譴責処分を行う目的の1つは、社内に対して「このような問題行動は許されない」ということを明確に示し、社内の規律を維持するという点があります。

    それにもかかわらず、労働組合から撤回を要求されて撤回したり、裁判で無効と判断されるようでは、社内に示しが尽きません。

    後日無効と判断されることがないように、処分の前に必ず弁護士のご相談いただくことをおすすめします。

    なお、戒告処分、譴責処分の例については以下の記事でもご紹介していますので、あわせてご参照ください。

    不適切な懲戒処分は裁判トラブルのリスク大!従業員に対する戒告・減給・出勤停止など懲戒処分の基本ルールと処分の種類について

     

    6,咲くやこの花法律事務所なら「戒告、譴責等の懲戒処分について、こんなサポートができます!」

    咲くやこの花法律事務所ならこんなサポートができます。

    最後に、戒告、譴責等の懲戒処分についての咲くやこの花法律事務所における企業向けサポート内容をご紹介します。

    (1)懲戒処分に関する事前相談

    懲戒処分は、従業員にとっては不利益を受けるものですので、トラブルになることは少なくありません。

    しかし、だからといって問題行動を放置すると規律のゆるい会社になってしまいます。懲戒処分に関するトラブルの予防のためには、懲戒処分をする前に専門家である弁護士に相談しておくことが不可欠です。

    咲くやこの花法律事務所では、労務トラブルに強い弁護士が懲戒処分に関する事前相談を随時承り、個別の事情に応じて適切な処分の内容や行うべき手続等について具体的にアドバイスさせていただいております。

    懲戒処分をした後で、ご相談いただいても対応が難しいケースもあり、場合によっては懲戒処分を撤回するなどの事態になることもあります。

    懲戒処分をご検討中の企業の方は、ぜひ事前にご相談ください。

    咲くやこの花法律事務所の労務トラブルに強い弁護士への相談料の例

    ●初回相談料:30分5000円+税

     

    (2)懲戒処分についての言い渡しの場への弁護士の同席

    懲戒処分の言い渡しは文書を交付して行いますが、手渡しする場合は従業員がその場で不満を述べたり反論をしてきたりすることがあります。

    そして、会社側の不用意な言葉がトラブルの原因となることもあり得ます。無用なトラブルを防止するためには、懲戒処分の言い渡しの場に専門家である弁護士も同席することが効果的です。

    咲くやこの花法律事務所では、労務トラブルに強い弁護士が懲戒処分の言い渡しの場に同席し、会社側の立場で適切な応答をするなどして、懲戒処分の言い渡しをサポートしています。

    懲戒処分の言い渡しの際に従業員の反発が予想される場合や懲戒処分の言い渡しに不安があるときは、ぜひ咲くやこの花法律事務所のサポートサービスをご利用ください。

    咲くやこの花法律事務所の労務トラブルに強い弁護士による弁護士費用例

    ●初回相談料:30分5000円+税
    ●弁護士の同席費用:10万円程度~

     

    (3)懲戒トラブルの際の団体交渉への同席

    従業員に対して懲戒処分をした後、従業員が懲戒処分を不当であると考え、労働組合に加入して、団体交渉を求めてくるケースが増えています。

    ある日突然、労働組合から団体交渉を申し入れられて対応を迫られ、どのように対応すればよいかお困りの企業の方も多いと思います。

    団体交渉では、労働組合からの要求にどのように対応すべきか、団体交渉でまとまらずに裁判に発展したときにどのような見込みになるのかなど専門的な判断のもと、交渉に臨む必要があります。

    ▶参考:団体交渉については以下の記事も合わせてご覧下さい。

    合同労組との団体交渉の流れと進め方のポイントを会社側の視点で徹底解説

    ユニオン・労働組合との団体交渉の注意点と弁護士に相談するメリット、弁護士費用を解説

     

    また、団体交渉には特有のルールがあり、それを守らなければ「不当労働行為」として組合から強い非難をあびることになります。

    咲くやこの花法律事務所では、これまで数多くの労働組合との団体交渉に同席し、対応してきました。団体交渉の申し入れがあった場合でも、咲くやこの花法律事務所にご相談いただければ、弁護士がベストな交渉戦略を提案し、団体交渉に同席してもっとも有利な解決を実現します。

    咲くやこの花法律事務所の労務トラブルに強い弁護士による弁護士費用例

    ●初回相談料:30分5000円+税
    ●懲戒トラブルに関する交渉:着手金30万円程度~

     

    (4)懲戒に関する裁判の際の企業側の対応

    咲くやこの花法律事務所では、懲戒処分後に従業員とトラブルになり、裁判を起こされた場合の対応について多くの実績があります。

    今回の記事でご紹介しましたように、懲戒処分に関するトラブルの対応には専門的な知識とノウハウが不可欠であるうえ、裁判所で懲戒処分が無効と判断されてしまうと、社内の規律を維持できません。

    このようなトラブルに発展してしまった場合でも、懲戒処分に関するトラブルに精通した弁護士がこれまでの豊富な経験を生かしてベストな解決に向けて対応します。

    懲戒処分に関するトラブルが生じたときは、ぜひ咲くやこの花法律事務所に対応をご依頼ください。労務トラブルに強い弁護士が迅速に対応し、適切な解決を実現します。

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    ●初回相談料:30分5000円+税
    ●懲戒に関する裁判対応:着手金40万円程度~

     

    7,戒告や譴責について「咲くやこの花法律事務所」の弁護士に問い合わせする方法

    戒告や譴責に関する相談は、下記から気軽にお問い合わせください。咲くやこの花法律事務所の労働問題に強い弁護士によるサポート内容については「労働問題・労務トラブルに強い弁護士のサポート内容」をご覧下さい。

    また、今すぐお問い合わせは以下の「電話番号(受付時間 9:00〜23:00)」にお電話いただくか、メールフォームによるお問い合わせも受付していますので、お気軽にお問い合わせ下さい。

    「咲くやこの花法律事務所」のお問い合わせページへ。

     

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    9,戒告や譴責に関連する懲戒処分のお役立ち情報

    今回の記事では、「戒告書・譴責処分通知書」についてご説明しました。

    戒告や譴責に関しては、今回ご紹介したように正しい知識を理解しておかなければならず、方法を誤ると重大なトラブルに発展する可能性もあります。

    そのため、それらのリスクを防ぐためには、今回ご紹介した「戒告書・譴責処分通知書について」は必ずおさえておきましょう。この他にも戒告や譴責に関して合わせて確認しておきたい懲戒処分に関連するお役立ち情報を以下でまとめておきますので、合わせてご覧ください。

     

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    記事作成弁護士:西川 暢春
    記事作成日:2018年5月2日

     

     

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