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雇用契約書がないとどうなる?会社のリスクやデメリットを詳しく解説

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  • 雇用契約書がないとどうなる?会社のリスクやデメリットを詳しく解説
    • 西川 暢春(にしかわ のぶはる)
    • この記事を書いた弁護士

      西川 暢春(にしかわ のぶはる)

      咲くやこの花法律事務所 代表弁護士
    • 出身地:奈良県。出身大学:東京大学法学部。主な取扱い分野は、「問題社員対応、労務・労働事件(企業側)、クレーム対応、債権回収、契約書関連、その他企業法務全般」です。事務所全体で300社以上の企業との顧問契約があり、企業向け顧問弁護士サービスを提供。

    こんにちは。咲くやこの花法律事務所の弁護士西川暢春です。

    従業員の雇用をはじめて間もない会社や、労務管理が不十分な会社では、雇用契約書が整備されていないケースがあります。

    雇用契約書がない場合、従業員からの信頼を得られず企業の発展の妨げになるだけでなく、試用期間や転勤、配置転換に関するルールが不明確になる、固定残業代を支給しても裁判所で認めてもらえないなど様々な問題が生じます。さらに、雇用契約書も労働条件通知書も作成されていない場合は、労働基準法違反として罰則が科されます。

    この記事では、雇用契約書がない場合の会社のデメリットについてご説明したうえで、まだ雇用契約書が整備されていない会社で整備を進めていく方法についてもご説明します。

    それでは見ていきましょう。

     

    「弁護士西川暢春からのワンポイント解説」

    この記事でご説明する通り、雇用契約書を整備していないことは、企業の労務管理がうまくいかず、トラブルが増えたり、企業が発展しない原因になります。

    雇用契約書が整備されていない会社は、この記事を参考に早急に整備を進めていただくことをおすすめします。筆者が代表を務める咲くやこの花法律事務所でも企業からのご相談を承っておりますので、ご相談ください。

     

    ▶参考:咲くやこの花法律事務所の労務分野に関する解決実績をこちらでご紹介していますのでご参照ください。

     

    ▼雇用契約書がない場合に関して今スグ弁護士に相談したい方は、以下よりお気軽にお問い合わせ下さい。

    【お問い合わせについて】

    ※個人の方からの問い合わせは受付しておりませんので、ご了承下さい。

    「咲くやこの花法律事務所」のお問い合わせページへ。

     

     

    1,企業は労働条件を書面で明示する義務がある

    会社が従業員を雇用したときは、従業員に対して、労働契約の期間、就業場所、業務内容、始業時刻・終業時刻その他労働条件に関する以下の14項目を記載した書面を交付することが義務付けられています(労働基準法第15条1項 ※1)。

     

    書面による明示が義務付けられている項目一覧(14項目)

    • (1)労働契約の期間
    • (2)有期の雇用契約で契約を更新する場合があるときはその基準
    • (3)就業の場所
    • (4)従事する業務の内容
    • (5)始業時刻・終業時刻
    • (6)所定労働時間を超える労働の有無
    • (7)休憩時間
    • (8)休日
    • (9)休暇
    • (10)交替制勤務をさせる場合は交替期日あるいは交替順序等に関する事項
    • (11)賃金の決定・計算方法
    • (12)賃金の支払方法
    • (13)賃金の締切り・支払の時期
    • (14)退職に関する事項 (解雇の事由を含む。)

     

    「弁護士西川暢春からのワンポイント解説」

    上記の14項目は書面での明示が法律上義務付けられている項目ですが、その他にも雇用時に明示しなければならない項目が労働基準法施行規則で定められています。

    この点については、以下の雇用契約書の記載事項を解説した記事をご参照ください。

     

    ▶参考情報:雇用契約書の記載事項をわかりやすく解説

     

    2,雇用契約書がない場合の罰則

    前述の14項目は、必ずしも「雇用契約書」という形で明示することが法律上求められているわけではなく、「労働条件通知書」という形式で明示している企業も多くあります。

    雇用契約書も労働条件通知書もない場合は、書面での明示義務(労働基準法第15条1項)に対する違反となり、企業に30万円以下の罰金が科されます(労働基準法第120条1号)。

    実際に労働基準法第15条1項違反で書類送検される事例も出ています。

     

     

    「弁護士西川暢春からのワンポイント解説」

    雇用契約書は、企業と従業員の両方が捺印するのに対し、労働条件通知書は従業員の捺印がないという違いがあります。

    法律上はどちらの書式で対応しても問題ありませんが、従業員が企業が通知した労働条件に同意して就業を開始したことを明確にして、企業の労務トラブルを防止するためには、雇用契約書を作成することがより望ましいといえます。

     

    3,雇用契約書は誰のためのものか?

    法律上、雇用契約書や労働条件通知書で前述の14項目にわたる労働条件の明示が義務付けられているのは、労働条件があいまいになることにより、労働者が不利益を受けることを防ぐという、労働者保護を目的としたものです。

    実際にも、雇用契約書には、以下のような機能があります。

     

    (1)雇用主が誰かを明確にする

    子会社、関連会社、その他グループ企業が多い経営形態では、雇用契約書が作成されていないと、どの会社がその従業員に対して雇用主としての責任を負うのかという点が不明確になりがちです。

    雇用主が不明確になれば、賃金の支払義務をどの会社が負うのか、労災発生時の責任をどの会社が負うのかといった点が不明確になります。

    雇用契約書を作成することで、雇用契約書に捺印した企業が雇用主としての責任を負うということを明確にする機能があります。

     

    (2)賃金を明確にする

    賃金は、雇用される従業員から見ると最も重要な労働条件の1つです。

    賃金について書面上の約束がなく、金額や支払時期が不明確になっていると、企業側の都合で、賃金を一方的に減額したり、遅らせたりといったことが行われがちです。

    雇用契約書を作成することで、賃金の額や支払時期を明確にし、企業が従業員に対して、記載された賃金を記載された期限までに支払うことを約束するという機能があります。

     

    (3)労働時間や休日についての法律上のルールを企業に守らせる

    労働時間や休日については、法律上のルールがあります。

    所定労働時間は1日8時間、週40時間以内でなければならず(労働基準法第32条 ※1)、原則として毎週少なくとも1回の休日を与える必要があります(労働基準法第35条1項 ※1)。

    雇用契約書が作成されていなければ、何時から何時までが所定労働時間で休日がいつなのかが、不明確になりがちです。

    雇用契約書で、始業時刻、終業時刻、休憩時間、休日を明記することで、企業に労働時間や休日に関するルールを確認させる機能があります。

     

    4,雇用契約書がない場合の会社のデメリット

    雇用契約書がない場合の会社のデメリット

    このように雇用契約書は労働者保護の意味合いが強い書面ですが、雇用契約書がない場合、企業としてはどのようなデメリットがあるのでしょうか?

     

    (1)口約束では従業員の信頼を得ることができない

    最も大きなデメリットは、雇用契約書がない状態では、従業員の信頼を得ることが難しいという点です。

    雇用契約書は前述の通り、従業員側の権利確保のために作成する意味合いが強いため、雇用契約書がないことに不安、不満を感じる従業員は少なくありません。

    ただし、不安、不満を口に出して言ってくる従業員は少数派です。多くの従業員は、不安、不満があっても、それを口には出さないことが多いですが、正しい労務管理がされていない会社という印象を持ちながら従業員が就業することは決して望ましいことではなく、離職者の増加につながったり、労務トラブルのひきがねになる恐れがあります。

    正しい労務管理については、以下の記事をご覧ください。

     

     

    (2)試用期間に関するルールが不明確になる

    試用期間については、雇用契約書に記載がなくても、就業規則で具体的な期間が定められていて、かつ、その就業規則の内容が社内で周知されていれば、就業規則に定められた試用期間のルールが適用されます。

    一方、雇用契約書がない会社で、就業規則に試用期間について具体的な記載がなかったり、あるいは就業規則が従業員に周知されていないときは、試用期間はない雇用契約と判断されることになります。

    このように、雇用契約書がないことにより、試用期間がない雇用契約になってしまう可能性があり、その結果、入社後集中的にトレーニングを積まなければならない期間について、従業員の緊張感が失わてしまう恐れがあります。

     

    (3)転勤や配置転換のルールが不明確になる

    会社の命令により勤務場所を変更する「転勤」や、会社の命令により業務内容を変更する「配置転換」は、その内容が従業員の希望に合わないこともあり、会社と従業員の間でトラブルになりやすい場面です。

    「転勤」や「配置転換」については、就業規則でこれに応じる義務を定めている会社が多いですが、就業規則の規定だけでは、従業員に転勤や配置転換に応じる義務があることを裁判所で認めてもらえないケースも存在します。

     

    ▶参考例:大阪地方裁判所判決平成28年2月25日

    例えば、大阪地方裁判所判決平成28年2月25日は、転勤を拒否したパート社員を会社が懲戒解雇したものの、裁判所でこの懲戒解雇が無効であると判断された事案です。

    この事案では、就業規則ではパート社員についても転勤に応じる必要があることを明記していましたが、雇用契約書に転勤についての記載がありませんでした。

    そのことが1つの理由となって、裁判所は、パート社員が転勤に応じる義務があるとは認めず、会社を敗訴させています。

     

    このような裁判例を踏まえると、転勤や配置転換についてのルールを明確にするためには、採用時に、転勤や配置転換についての自社のルールを丁寧に説明し、それを承諾した人にだけ入社してもらうこと、そして、転勤や配置転換についてのルールを記載した雇用契約書を作成することが必須です。

    このように、従業員個人が署名、捺印する雇用契約書を作成することで、従業員が転勤や配置転換についての会社のルールを承諾して入社したことを明らかにすることができます。

    一方、雇用契約書がなければ、それができずに、転勤や配置転換についてのルールが不明確になるというデメリットがあります。

    なお、転勤や配置転換など人事異動をめぐるトラブルについては、以下で詳しく解説していますのであわせてご参照ください。

     

     

    (4)固定残業代が裁判では認められない

    最近では固定残業代制度を導入することにより、残業代を支払う会社も増えています。

    固定残業代については、雇用契約締結の段階で、その金額あるいは対応時間数まで従業員と合意できていなければ、残業代の支払いとは認めないという裁判例が多くなっている点に注意する必要があります。

     

    ▶参考例:大阪高等裁判所判決平成29年3月3日

    例えば、大阪高等裁判所判決平成29年3月3日は、賃金規程で固定残業手当について定め、給与明細では固定残業手当の額を明記していたが、雇用契約書では基本給に残業代が含まれる旨が記載されているだけで、固定残業手当の金額も対応する時間数も記載されていなかった事案です。

    裁判所は、雇用契約締結時に固定残業手当について十分な合意があったとは認められないとして、固定残業手当の支払いを残業代支払いとは認めず、企業に未払い残業代の支払いを命じています。

     

    給与明細などは、雇用契約締結後に交付されるものですが、固定残業代の金額や対応時間数はあくまで雇用契約締結時に従業員に明示し、合意することが必要です。

    通常は雇用契約書で明示すべきであり、雇用契約書を作成していなければ、固定残業代を支給していても、裁判になれば残業代の支払いとは認めてもらえず、改めて残業代の支払いを命じられる恐れがあります。

    なお、固定残業代については、以下で詳しく解説していますのであわせてご参照ください。

     

     

    以上、雇用契約書がない場合のデメリットについてご説明しました。

     

    5,パートやアルバイトも雇用契約書が必要か?

    以下の理由から、パートやアルバイトについても、雇用契約書は必要かつ重要です。

     

    (1)パート、アルバイトについても労働条件を書面で明示する義務がある

    パートやアルバイトでも、前述の14項目を書面で明示しなければならないことは、正社員と同じです。

    加えて、正社員よりも週の所定労働日数が短いパート社員や、有期雇用の社員については、以下の4項目も原則として書面で明示することが義務づけられています(パートタイム有期雇用労働法6条1項 ※2 、パートタイム有期雇用労働法施行規則2条1項 ※3)。

     

    • 退職金の有無
    • 昇給の有無
    • 賞与支給の有無
    • 短時間・有期雇用労働者の雇用管理の改善等に関する事項に係る相談窓口

     

    これらの義務を果たすためには、雇用契約書や労働条件通知書を作成することが必要です。

     

    (2)雇用終了時のトラブル回避のためにも雇用契約書が必要

    パートやアルバイトの従業員については、1年契約など、雇用期間を決めて雇用するケースも多いでしょう。

    その場合、1年契約など期間限定の契約であることを雇用契約書により明示し、かつ、従業員の署名、捺印をもらって、従業員としても雇用期間を了解して入社したことを明確にしておくことが重要です。

    そうでなければ、雇用期間の終了の段階で、従業員が終了を望まない場合に、雇用期間の設定があったかどうかをめぐって、従業員とトラブルになりかねません。

    そして、雇用契約書が作成されておらず、雇用期間について明確な合意がなければ、定年までの雇用となり、パートやアルバイトとして採用した会社側の意図と違う結果になってしまう危険があります。

    このように、期間限定の雇用であることを明確にする意味でも、雇用契約書の作成が重要になります。

    パート社員やアルバイトに関する雇用契約書については、以下の記事で詳しく解説していますので、参考にご覧ください。

     

     

    6,雇用契約書がない場合の整備の進め方

    では、雇用契約書がない会社は、どこから整備を進めていけばよいのでしょうか?

    以下でご説明したいと思います。

     

    (1)何種類の雇用形態があるのか確認する

    まずは、自社にどのような雇用形態があるのか、確認しましょう。

    おおむね以下のようにわけることができます。

     

    正社員:

    期間を定めずに原則として定年まで雇用される従業員のうち、フルタイムで就業する従業員

     

    無期パート社員:

    期間を定めずに原則として定年まで雇用される従業員のうち、正社員と比較して週の所定労働時間が少ない従業員

     

    契約社員:

    1年契約など、期間を定めて雇用される従業員

     

    有期パート社員:

    1年契約など、期間を定めて雇用される従業員のうち、正社員と比較して週の所定労働時間が少ない従業員

     

    再雇用社員:

    正社員として定年まで勤務し、定年後に再雇用された従業員

     

    これらの雇用契約の形態によって、作成するべき雇用契約書の内容が異なります。

    多くの雇用形態があり、一度に雇用契約書の整備を進めるのが難しいときは、まず、最も基本的な雇用形態である正社員の雇用契約書から作成していきましょう。

     

    「弁護士西川暢春からのワンポイント解説」

    企業によっては、正社員と比較して週の所定労働時間が少ない従業員や学生の従業員を「アルバイト」などといった名称で呼んでいることもありますが、「アルバイト」というのは法的な名称ではありません。

    法的には、上記の区分の通り、雇用期間が決まっていない場合は無期パート社員、雇用期間が決まっている場合は有期パート社員に該当します。

     

    (2)始業時刻、終業時刻、休憩時間、休日を決める

    正社員用の雇用契約書を作る際にまず最初に決めるべき点は、「始業時刻」「終業時刻」「休憩時間」そして「休日」です。

    これらの項目はいずれも、従業員を雇用する際に、書面による明示が義務付けられている前述の14項目に含まれています。

    そして、始業時刻、終業時刻、休憩時間、休日は、自由に決めることができるわけではなく、重要なルールが存在します。それは、前述の通り、所定労働時間は1日8時間、週40時間を超えてはならないというルールです(労働基準法第32条 ※1)。所定労働時間というのは、始業時刻から終業時刻までの時間のうち、休憩時間を除いた時間です。これが、1日8時間、週40時間を超えないように決めるということから、まず始めてください。

     

    1,労働基準法上問題がない例

    例えば、始業時刻が午前9時、終業時刻が午後6時、休憩時間1時間の場合、所定労働時間は8時間となり、1日8時間を超えてはならないというルールに沿っています。

    そして、土日は休日と定めれば、月曜日から金曜日まで5日間出勤しても、週で合計40時間です。そのため、所定労働時間が週40時間を超えてはならないというルールも満たしています。

     

    2,労働基準法上問題がある例

    一方、例えば、始業時刻が午前9時、終業時刻が午後6時、休憩時間1時間でも、休日が月に6日と定められている場合、休日が1日しかない週が発生します。

    そして、その週は所定労働時間が48時間になってしまいます。

    これは、所定労働時間が週40時間を超えてはならないというルールに反しており、違法です。この場合、所定労働時間は週40時間以内になるように設定して、所定労働時間を超える分は残業として扱うことが必要です。

    また、例えば、午前11時から午後8時までオープンしている店舗で、従業員に閉店後も午後9時まで就業してもらうようなケースでは、休憩時間が1時間あっても、1日の労働時間が9時間となります。

    その場合に、午前11時から午後9時までを所定労働時間として定めると、所定労働時間が8時間を超えてしまい、労働基準法のルールに違反してしまいます。このようなケースでは、午前11時から午後8時までを所定労働時間としたうえで、午後8時以降は残業として扱う必要があります。

     

    このように、労働基準法のルールに沿う形で、始業時刻、終業時刻、休憩時間、休日を決めるところから、まず、始めてください。

    労働時間に関する労働基準法上のルールについては以下で詳しく解説していますのでご参照ください。

     

     

    正社員について、始業時間、就業時間、休憩時間、休日が決まったら、その他の雇用形態についても、始業時間、就業時間、休憩時間、休日を決めていきましょう。

     

    (3)ひな形をもとにオリジナルものを仕上げる

    始業時刻、終業時刻、休憩時間、休日を決めたら、雇用契約書のひな形をもとに、自社の労務環境に合致するように修正を加えて、オリジナルの雇用契約書案に仕上げていくことが必要です。

    各雇用形態ごとのひな形と、注意点を以下の記事で解説していますのでご参照ください。

     

     

    ひな形についてはそのまま使うのではなく、自社の労務環境にあわせて修正を加え、追記すべき点は追記して、自社オリジナルの雇用契約書に仕上げていく必要があります。

    例えば、即戦力として高額の給与で雇用された中途採用の従業員の場合は、その給与は、どのような技術、能力を有することを前提とするものなのかを、雇用契約書に盛り込んでおくことが適切です。また、トラブルが多い、転勤や人事異動についても、どの範囲で従業員が会社の転勤命令、人事異動に応じる必要があるのかを雇用契約書に明記しておくことが適切です。

    そして、自社の労務環境にあうように、雇用契約書を修正する際は、労働基準法や労働契約法、その他労務関連の判例のルールを踏まえて行う必要があることにも注意が必要です。法律あるいは判例に照らして認められないような修正を加えてしまうと、違法な雇用契約書になってしまいますので注意してください。

    実際に修正を加えていく作業は、中小企業の労務管理の実務に精通した弁護士や社会保険労務士のサポートを受けながら行うべきでしょう。

    雇用契約書の正しい作り方については、以下の記事で詳しく解説していますので参考にご覧ください。

     

    7,咲くやこの花法律事務所の弁護士なら「こんなサポートができます」

    咲くやこの花法律事務の弁護士によるサポート内容

    この記事では、雇用契約書がない場合のデメリットをご説明したうえで、雇用契約書がない会社が整備を進める方法についてもご説明しました。

    実際に雇用契約書を作成する際は、自社の就業環境を踏まえて、オリジナルの変更を加えたり、特記事項を加えることが必要です。そうすることで、雇用契約の内容について従業員側と企業側の認識を一致させ、労働条件についてトラブルになることを減らすことができます。

    また、最近では、従業員ごとに、採用時に本人の要望を聴いて転勤の範囲を限定したり、あるいは入社後の業務内容を限定して専門職として採用するなど、雇用の条件を変えることも珍しくなく、そのような場合は、雇用契約書でも、従業員ごとにオリジナルの変更を加えていくことが必要になります。

    咲くやこの花法律事務所では、企業の経営者、労務担当者から、雇用契約書の整備やリーガルチェックについてのご相談を承っています。労務管理に精通した弁護士がご相談をお受けし、御社の環境にマッチした雇用契約書の条項を提案いたします。

    雇用契約書の記載に不備があると、雇用契約の内容について従業員と会社の齟齬が生じ、大きなトラブルの原因となりますので、雇用契約書の作成については、労働問題に強い弁護士にご相談ください。

    労働問題に強い弁護士へのご相談は以下をご参照ください。

     

     

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    10,【関連情報】この記事の関連記事について

    この記事では、「雇用契約書がないとどうなる?会社のリスクやデメリット」について解説してきましたが、他にもこの記事で紹介していない雇用契約書関連のお役立ち情報も公開していますので、以下の関連記事もあわせてご覧ください。

     

    雇用契約書の変更があった場合に会社はどう対応すべき?

     

     

    この記事の本文中で紹介した参考情報

    ※1:参考:「労働基準法」の条文はこちら

    ※2:参考:「パートタイム有期雇用労働法」の条文はこちら

    ※3:参考:「パートタイム有期雇用労働法施行規則」の条文はこちら

     

     

    記事作成弁護士:西川 暢春
    記事作成日:2021年08月03日

     

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